Rok 2026 był dla Krajowego Systemu e-Faktur okresem przejściowym. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmował kolejne grupy przedsiębiorców etapami, a najmniejsze firmy mogły do końca roku korzystać z dodatkowego wyjątku. Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek znika. Jednocześnie zaczynają być stosowane administracyjne kary pieniężne za określone naruszenia obowiązków związanych z KSeF.
Dla mikroprzedsiębiorcy wystawiającego kilka faktur miesięcznie zmiana jest więc podwójna: po pierwsze kończy się możliwość pozostania poza obowiązkowym KSeF tylko dlatego, że miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami jest niewielka, a po drugie 2027 r. nie jest już rokiem bez sankcji za błędy objęte art. 106ni ustawy o VAT.
KSeF 2027 – co zmienia się od 1 stycznia?
Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje także przedsiębiorców, którzy w 2026 r. korzystali z przejściowego wyłączenia ze względu na miesięczną wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nieprzekraczającą 10 000 zł brutto. Od tego samego dnia zaczynają obowiązywać przepisy pozwalające nakładać kary pieniężne za określone naruszenia obowiązków KSeF.
Nie oznacza to, że od 2027 r. absolutnie każda faktura bez wyjątku musi trafić do KSeF. Nadal istnieją ustawowe i wykonawcze wyłączenia, a faktury wystawiane konsumentom mogą być wystawiane w KSeF dobrowolnie. Zmiana dotyczy natomiast końca szczególnej preferencji stworzonej dla najmniejszych podatników.
Kto w 2026 roku mógł jeszcze wystawiać faktury poza KSeF?
Obowiązkowy KSeF był wdrażany etapami. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w systemie objął największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałe podmioty objęte obowiązkiem. Dla najmniejszych przedsiębiorców przewidziano jednak dodatkowe odroczenie.
Jeżeli w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem, udokumentowana fakturami, nie przekraczała 10 000 zł, podatnik mógł do końca 2026 r. nadal wystawiać faktury poza KSeF. Jeżeli limit został przekroczony, obowiązek korzystania z KSeF powstawał już od faktury, którą limit przekroczono.
Do 10 tys. zł brutto
Najmniejszy podatnik mógł korzystać z przejściowego wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
Obowiązek wcześniej
W 2026 r. przekroczenie miesięcznego limitu powodowało obowiązek wystawiania w KSeF już od faktury przekraczającej limit.
Limit znika
Nie można już pozostać poza KSeF wyłącznie dlatego, że miesięczna wartość fakturowanej sprzedaży jest niższa niż 10 tys. zł.
KSeF 2026 a KSeF 2027 – najważniejsze różnice
| Obszar | 2026 | Od 1 stycznia 2027 r. |
|---|---|---|
| Najmniejsi podatnicy do 10 tys. zł | Możliwość wystawiania faktur poza KSeF przy spełnieniu warunku miesięcznego limitu. | Kończy się przejściowe wyłączenie. Podatnicy objęci obowiązkiem muszą wystawiać faktury w KSeF niezależnie od tak niskiej skali sprzedaży. |
| Kary pieniężne KSeF | Za naruszenia popełnione od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. sankcje z art. 106ni nie są nakładane. | Możliwe są kary pieniężne za naruszenia popełnione od 1 stycznia 2027 r. |
| Faktury z kas rejestrujących | Do końca roku działa przejściowe wyłączenie pozwalające na wystawianie określonych faktur przy użyciu kas. | Kończy się przejściowa możliwość wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących w dotychczasowym zakresie. |
| Paragon z NIP do 450 zł | Do 31 grudnia 2026 r. może funkcjonować jako faktura uproszczona na zasadach przejściowych i pozostawać poza obowiązkowym KSeF. | Kończy się przejściowe traktowanie takich paragonów jako faktur uproszczonych wyłączonych z obowiązkowego KSeF. |
| Numer KSeF przy płatności | Przejściowo brak obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury. | W określonych płatnościach pomiędzy czynnymi podatnikami VAT trzeba podawać numer KSeF lub identyfikator zbiorczy; obowiązek obejmuje również odpowiednie płatności MPP. |
Jakie kary za KSeF wchodzą od 1 stycznia 2027 roku?
Najważniejszą zmianą z perspektywy ryzyka przedsiębiorcy jest wejście w życie sankcji z art. 106ni ustawy o VAT. Przepis przewiduje administracyjną karę pieniężną nakładaną przez naczelnika urzędu skarbowego.
Jeżeli na fakturze wystawionej poza KSeF wykazano podatek, maksymalna kara może odpowiadać całej kwocie VAT wykazanej na tej fakturze.
Jeżeli faktura nie zawiera wykazanego podatku, kara może wynieść do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze.
Sformułowanie „do” jest istotne. Ustawa wskazuje maksymalny poziom kary, a nie jedną automatyczną stawkę nakładaną za każdy błąd. Do nakładania administracyjnej kary pieniężnej w zakresie nieuregulowanym w ustawie o VAT stosuje się przepisy działu IVA Kodeksu postępowania administracyjnego. Przy wymiarze administracyjnej kary znaczenie mogą mieć m.in. waga i okoliczności naruszenia, jego częstotliwość, stopień przyczynienia się strony czy działania podjęte w celu usunięcia skutków naruszenia.
Przedsiębiorca, który od 1 stycznia 2027 r. ma obowiązek wystawienia faktury w KSeF, wystawia ją poza systemem. Faktura opiewa na 10 000 zł netto + 2300 zł VAT.
Nie oznacza to, że w każdej takiej sprawie organ automatycznie nałoży dokładnie 2300 zł. Jest to górna granica wynikająca z art. 106ni dla tej faktury.
Podatnik wystawia poza KSeF fakturę na 10 000 zł, na której nie wykazuje kwoty podatku.
Także w tym przypadku 18,7% wyznacza maksymalny ustawowy poziom kary.
Za jakie naruszenia można dostać karę?
Art. 106ni nie dotyczy wyłącznie sytuacji, w której przedsiębiorca całkowicie ignoruje KSeF. Sankcja może znaleźć zastosowanie również przy nieprawidłowym korzystaniu z przewidzianych trybów awaryjnych i offline.
Faktura poza KSeF
Podatnik nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, mimo że miał taki obowiązek.
Błędny tryb awaryjny
W okresie awarii, niedostępności albo w przewidzianym prawem trybie offline wystawiono fakturę niezgodnie z wymaganym wzorem.
Brak wysyłki w terminie
Faktura wystawiona poza systemem w dozwolonym trybie nie została przesłana do KSeF w wymaganym terminie.
Czy kary z 2027 roku mogą dotyczyć błędów popełnionych w 2026?
Nie. Ministerstwo Finansów wyraźnie wskazuje, że sankcje nie działają wstecz. Kary z art. 106ni mają być stosowane do naruszeń popełnionych od 1 stycznia 2027 r. Nie będą więc nakładane na podstawie tego przepisu za niedopełnienie obowiązków KSeF w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r.
Nie należy jednak rozumieć tego jako ogólnej „bezkarności” za wszystkie nieprawidłowości podatkowe w 2026 r. Odroczenie dotyczy sankcji związanych bezpośrednio z obowiązkami KSeF. Nadal obowiązują pozostałe regulacje podatkowe, w tym obowiązek prawidłowego rozliczenia VAT.
Czy mała firma będzie karana tylko dlatego, że nie wdrożyła KSeF do 1 stycznia?
Znaczenie ma konkretne naruszenie obowiązku. Od 1 stycznia 2027 r. przedsiębiorca, który przestaje korzystać z przejściowego wyjątku i jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF, powinien wystawiać faktury zgodnie z nowymi zasadami. Jeżeli mimo obowiązku wystawi właściwą fakturę poza KSeF, powstaje ryzyko zastosowania art. 106ni.
Nie istnieje natomiast odrębna „kara za brak programu KSeF” czy za sam fakt, że przedsiębiorca nie kupił komercyjnego oprogramowania. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia. Istotne jest wykonanie obowiązków wynikających z ustawy.
Co z firmą zwolnioną z VAT?
Zwolnienie z VAT nie oznacza automatycznego zwolnienia z KSeF. Obowiązek e-fakturowania może obejmować również podatników korzystających ze zwolnienia z VAT, jeżeli wystawiają faktury objęte obowiązkowym systemem.
W kontekście sankcji ma to szczególne znaczenie, ponieważ w przypadku faktury bez wykazanego podatku podstawą maksymalnej kary nie jest kwota VAT, lecz należność ogółem. Art. 106ni wskazuje w takim przypadku limit do 18,7% wartości brutto faktury.
Numer KSeF w płatności – kolejna zmiana od 2027 roku
Od 1 stycznia 2027 r. zmieniają się również zasady identyfikowania płatności za faktury. Czynny podatnik VAT dokonujący płatności za fakturę ustrukturyzowaną na rzecz innego czynnego podatnika VAT – przy użyciu instrumentu pozwalającego podać tytuł transferu – będzie w przypadkach objętych przepisami wskazywał numer KSeF faktury albo zbiorczy identyfikator.
Numer KSeF zacznie mieć znaczenie także przy płatnościach realizowanych z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. Jest to zatem zmiana, która dotyczy nie tylko sposobu wystawienia dokumentu, lecz również późniejszego obiegu płatności w przedsiębiorstwie.
Co z paragonem z NIP do 450 zł?
Do końca 2026 r. utrzymano przejściowe rozwiązanie pozwalające na funkcjonowanie paragonów fiskalnych z NIP nabywcy do 450 zł jako faktur uproszczonych poza obowiązkowym KSeF. Z początkiem 2027 r. to przejściowe wyłączenie się kończy.
Dla przedsiębiorców, którzy do tej pory często dokumentowali drobne transakcje B2B takim paragonem, jest to praktyczna zmiana wymagająca dostosowania procesu sprzedaży.
Czy faktury dla konsumentów trafią obowiązkowo do KSeF?
Nie. Faktury B2C, czyli wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej jako konsumentom, pozostają poza obowiązkowym KSeF. Mogą być wystawiane w systemie dobrowolnie.
Dlatego hasło „od 2027 KSeF dla wszystkich” należy rozumieć jako zakończenie etapowego wdrażania obowiązku dla podatników, a nie jako likwidację wszystkich ustawowych wyłączeń dotyczących konkretnych faktur lub odbiorców.
Jak najmniejsza firma powinna przygotować się do KSeF 2027?
Firma, która do końca 2026 r. korzystała z limitu 10 tys. zł, nie powinna traktować 1 stycznia jako momentu rozpoczęcia przygotowań. Od tej daty faktury objęte obowiązkiem powinny już być wystawiane we właściwy sposób.
- ustalenie, które wystawiane przez firmę faktury podlegają obowiązkowemu KSeF;
- sprawdzenie dostępu właściciela, pracowników lub biura rachunkowego do systemu;
- nadanie właściwych uprawnień osobom wystawiającym faktury;
- przetestowanie wystawiania faktury w strukturze FA(3);
- ustalenie procedury na wypadek niedostępności KSeF lub pracy w trybie offline;
- zapewnienie terminowego wysyłania do KSeF faktur wystawionych w dozwolonych trybach poza systemem;
- przygotowanie procesu płatności z numerem KSeF lub identyfikatorem zbiorczym;
- zmiana sposobu obsługi paragonów z NIP wykorzystywanych dotychczas jako faktury uproszczone.
Co będzie największą zmianą dla mikroprzedsiębiorcy?
Dla firmy wystawiającej jedną, dwie czy kilka faktur miesięcznie KSeF mógł w 2026 r. pozostawać przede wszystkim tematem, który „dopiero nadejdzie”. Od początku 2027 r. ten argument przestaje działać. Mała liczba faktur i sprzedaż poniżej 10 tys. zł miesięcznie nie stanowią już samodzielnej podstawy do odroczenia obowiązku.
Jednocześnie kończy się bezsankcyjny etap wdrożenia. To właśnie połączenie tych dwóch zmian jest najważniejsze: najmniejsze podmioty wchodzą do obowiązkowego systemu dokładnie w momencie, w którym zaczyna działać mechanizm kar za określone naruszenia.
FAQ – KSeF od 2027 roku
Czy od 1 stycznia 2027 r. KSeF obejmie firmy z obrotem poniżej 10 tys. zł miesięcznie?
Tak, kończy się przejściowe wyłączenie dla podatników, których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekraczała 10 000 zł brutto. O ile dana faktura nie należy do innej kategorii wyłączonej z obowiązkowego KSeF, przedsiębiorca będzie musiał stosować system także przy bardzo małej skali fakturowania.
Czy w 2026 roku były kary za błędy w KSeF?
Sankcje pieniężne z art. 106ni ustawy o VAT nie są stosowane do naruszeń obowiązków KSeF popełnionych w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. Przepisy o tych karach zaczynają być stosowane do naruszeń od 1 stycznia 2027 r.
Ile wynosi kara za fakturę wystawioną poza KSeF w 2027 roku?
Maksymalnie do 100% kwoty VAT wykazanego na takiej fakturze. Jeżeli faktura nie wykazuje podatku, maksymalna kara wynosi do 18,7% kwoty należności ogółem.
Czy 100% VAT oznacza automatyczną karę w takiej wysokości?
Nie. Art. 106ni określa górną granicę kary. Kara jest nakładana w drodze decyzji administracyjnej, a w zakresie nieuregulowanym zastosowanie mają przepisy dotyczące administracyjnych kar pieniężnych, które przewidują uwzględnianie okoliczności konkretnego naruszenia.
Czy kara może zostać nałożona za spóźnione wysłanie faktury offline do KSeF?
Tak. Art. 106ni obejmuje także nieprzesłanie do KSeF w wymaganym terminie faktury wystawionej w określonych prawem trybach offline, awarii lub niedostępności systemu.
Czy podatnik zwolniony z VAT musi korzystać z KSeF?
Samo zwolnienie z VAT nie zwalnia automatycznie z obowiązku KSeF. Jeżeli podatnik wystawia faktury objęte obowiązkowym systemem, może podlegać temu obowiązkowi. Dla faktur bez wykazanego VAT sankcja z art. 106ni może wynieść maksymalnie do 18,7% należności ogółem.
Czy faktury dla osób prywatnych będą obowiązkowo wystawiane w KSeF?
Nie. Faktury wystawiane konsumentom, czyli osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, pozostają w KSeF dobrowolne.
Czy w 2027 r. trzeba podawać numer KSeF przy przelewie?
W przypadkach przewidzianych ustawą – tak. Od 1 stycznia 2027 r. czynni podatnicy VAT przy określonych płatnościach za faktury ustrukturyzowane będą posługiwać się numerem KSeF albo zbiorczym identyfikatorem płatności. Zmiana dotyczy także płatności realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności.
Podstawy prawne i źródła
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – w szczególności przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur oraz art. 106ni.
- Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw – Dz.U. z 2025 r. poz. 1203.
- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, w szczególności dział IVA dotyczący administracyjnych kar pieniężnych.
- Ministerstwo Finansów, Krajowy System e-Faktur – oficjalne materiały dotyczące etapów wdrożenia KSeF 2.0, najmniejszych podatników, sankcji i zasad płatności od 2027 r.
Materiał ma charakter informacyjny i edukacyjny, nie stanowi porady prawnej. Stan prawny zweryfikowano na 12 października 2026 r. Przepisy dotyczące KSeF są rozbudowane i przewidują wyjątki zależne m.in. od rodzaju transakcji i statusu nabywcy; w indywidualnej sprawie należy sprawdzić właściwe regulacje.
