Wesele ma się, co do zasady raz w życiu i warto zadbać, aby przebiegło bez zakłóceń. Właściciele sal weselnych często korzystają ze swoich wzorów umów, które bardzo często zawierających niekorzystne dla narzeczonych zapisy, czy też pomijają kwestie dla organizacji całego przedsięwzięcia kluczowe. Zawarcie dokładnej umowy znacząco poprawia bezpieczeństwo całego przedsięwzięcia i ułatwia komunikację pomiędzy stronami, ponieważ dobrze napisana umowa, szczegółowo określająca jej przebieg, prawa i obowiązki stron stanowi dla tych stron drogowskaz na potrzeby przebiegu całego wesela i związanych z nim zdarzeń. Umowa z salą weselną nie musi (nawet nie powinna) być długa i skomplikowana. Przede wszystkim powinna ona składać się ze wskazanych poniżej elementów.
(1) Komparycja, czyli dokładny opis stron umowy oraz daty i miejsca jej zawarcia. W tym miejscu umowy warto wskazać także właściwe do kontaktu adresy e-mail, czy numeru telefonu.
(2) Oświadczenia stron, w których właściciel sali przede wszystkim zapewni, że posiada stosowny tytuł do lokalu, w którym impreza ma się odbyć i spełnia on stosowne normy przeciwpożarowe. W tym miejscu można przytoczyć dane polisy odpowiedzialności cywilnej prowadzonej działalności właściciela sali weselnej, czy też zamieścić dodatkowe zapewnienia dotyczące obsługi (np. ich kwalifikacji i szczególnych uprawnień) i zgodności z innymi przepisami (np. sanitarno-epidemiologicznymi).
(3) Opis przedmiotu umowy i sposobu jej wykonania. Jest to najistotniejsza część całej umowy, która powinna pozwalać na określenie, czego strony od siebie wzajemnie oczekują i w jaki sposób ich współpraca ma przebiegać. W przypadku umowy z salą weselną określić należy przede wszystkim termin i czas trwania wesela, jego przebieg, liczbe gości i dokładne miejsce imprezy. W praktyce spotyka się, że do umowy przygotowywany jest specjalny załącznik operacyjny, który określa poszczególne etapy przyjęcia weselnego - od tzw. wcześniejszego dostępu na salę celem jej udekorowania i przygotowania miejsca dla zespołu po kwestie organizacji noclegu dla gości. W tym miejscu opisać należy także kwestie ustalenia i ewentualnej zmiany menu i liczby gości, czy zasady współpracy sali weselnej z np. zespołem, florystką, fotografem.
(4) Zasady płatności. Zapłata za wesele to z kolei postanowienia najistotniejsze dla drugiej strony umowy. Niemniej jednak, w interesie narzeczonych jest, aby zasady płatności i sposób obliczenia końcowego wynagrodzenia były przejrzyste. W praktyce najczęstszym modelem jest zaliczka lub zadatek w wysokości ok. 10-20% wartości wynagrodzenia i kilka płatności częściowych, z czego ostatnia w wysokości ok. 10% po wykonaniu umowy. Wynagrodzenie stanowi zazwyczaj iloczyn liczby gości i ceny za talerzyk. Sposób obliczania wynagrodzenia warto opisać możliwie dokładnie tj. wskazać co dokładnie jest w cenie i jak finalnie zostanie obliczone wynagrodzenie końcowe oraz jakie usługi są dodatkowo płatne.
(5) Zabezpieczenia. Zawierając umowę z salą weselną warto zidentyfikować potencjalne zagrożenia i wprowadzić do umowy stosowne zabezpieczenia. Skorzystać warto z instytucji zadatku. Zgodnie z art. 394 KC zadatek dany przy zawarciu umowy będzie miał to znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez salę weselną narzeczeni będą mogli bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i żądać zapłaty sumy w wysokości dwukrotności danego zadatku. Dodatkowo, zarówno samo wykonanie, jak i terminowość wykonania poszczególnych obowiązków przez salę weselną można zabezpieczyć karami umownymi. Zgodnie z art. 484 § 1 KC kara umowna należy się w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody, co w razie sporu znacznie ułatwia dochodzenie naprawienia szkody.
(6) Postanowienia dodatkowe i końcowe. Dodatkowe postanowienia obejmować mogą szczególne uprawnienia stron np. do odstąpienia od umowy, żądania od drugiej strony określonych deklaracji i sprawozdań, czy też szczególne zasady odpowiedzialności np. za szkody spowodowane przez gości, obsługę lub innych wykonawców (zespół, fotografa, florystkę). W umowie z salą weselną określić należy, która ze stron odpowiada za zapłatę opłat należnych organizacjom zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi (np. ZAiKS, STOART). Dodatkowo, umowę rozszerzyć można o postanowienia dotyczące danych osobowych, zachowania poufności, czy też o zapisy dotyczące rozstrzygania sporów (klauzula mediacyjna, zapis na sąd właściwy lub sąd polubowny).
W zależności od oczekiwań narzeczonych oraz koncepcji zabawy weselnej, liczby gości, czasu jej trwania, czy dodatkowych atrakcji (np. fotobudka, zimne ognie) ostateczna treść umowy może kształtować się inaczej i inne zapisy zyskają na znaczeniu. Umowa z salą weselną każdorazowo powinna być wynikiem negocjacji pomiędzy narzeczonymi a salą weselną i dla obu stron stanowić szczegółowy drogowskaz przebiegu całej współpracy.