Zgodnie z art. 72 (1) k.c., jeżeli w toku negocjacji strona udostępniła informacje z zastrzeżeniem poufności, druga strona jest obowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom oraz do niewykorzystywania tych informacji dla własnych celów, chyba że strony uzgodniły inaczej. Natomiast, w razie niewykonania lub nienależytego wykonania tych obowiązków, uprawniony może żądać od drugiej strony naprawienia szkody albo wydania uzyskanych przez nią korzyści.

     Zastrzeżenie poufności najczęściej następuje poprzez zawarcie Umowy o zachowaniu poufności (Umowa NDA) poprzedzającej negocjacje lub przekazanie szczegółowych danych dotyczących przedmiotu umowy, zamówienia, albo specyfikacji programu lub urządzenia. Umowa NDA to umowa ustanawiająca zobowiązanie jednej ze stron do zachowania w tajemnicy informacji poufnych otrzymywanych od drugiej strony, takich jak, np.:

• know-how;
• projekty, dane techniczne, niepublikowane specyfikacje produktów, programów i urządzeń;
• plany biznesowe, strategie operacyjne, plany inwestycyjne;
• niepublikowane dane finansowe, czy o strukturze zatrudnienia;
• informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa;
• niepublikowane projekty dokumentów; 
• informacje dotyczące klientów i kontrahentów;
• informacje dotyczące procesów produkcyjnych i technologicznych;
• informacje dotyczące nowych produktów lub usług.

     Umowa NDA może dotyczyć informacji już otrzymanych, związanych z konkretnym stosunkiem prawnym (np. umową o współpracy), ale także dotyczyć może ona informacji, które potencjalnie dopiero chcemy przekazać w przyszłości (w ramach wstępnych negocjacji). Umowa NDA może być także dwustronna, kiedy ochronie powinny podlegać informacje przekazywane przez strony wzajemnie, np. w umowie, gdzie strony wzajemnie ujawnią sobie swoje know-how niezbędne do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego, jednakże chcą mieć pewność, że druga strona uzyskanej przy zawieraniu umowy wiedzy sobie nie przywłaszczy.

     Umowa NDA może być co do zasady zawarta w każdej formie, jednak zaleca się, aby była sporządzona na piśmie, aby zapewnić jej odpowiednią wartość dowodową w przypadku powstania sporu.

     Umowa NDA powinna, co do zasady zawierać:

• szczegółowy opis przedmiotu umowy i wskazanie, jakiego stosunku lub projektu dotyczy; 
• opis jakie informacje zostały, zostaną lub mogą zostać przekazane;
• okres obowiązywania, przy czym warto, aby był to czas rozsądny, np. 2-3 lata; 
• szczegółowe obowiązki stron dot. przechowywania informacji poufnych, ich przetwarzania, czy ujawniania dalej, a także ewentualnej notyfikacji strony przekazującej;
• obowiązek i sposób zwrotu lub usunięcia informacji poufnych oraz ich nośników.

     Umowę NDA warto opatrzeć także stosowną sankcją za jej naruszenie, np. w postaci kary umownej. Przedsiębiorcy w Umowie NDA mogą zawrzeć dodatkowo umowę dowodową, o której mowa w art. 458 (9) k.p.c. i wyłączyć z ewentualnego postępowania sądowego w sprawie z określonego stosunku prawnego powstałego na podstawie takiej umowy możliwość powoływania się na określone dowody, np. informacje poufne.

     Niezależnie od faktu zawarcia Umowy NDA warto wskazać, że zgodnie z ustawą z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. 1993 Nr 47, poz. 211; t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1233) czynem nieuczciwej konkurencji jest ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, **o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.Chodzi o zastosowanie zarówno instrumentów ochrony o naturze faktycznej (kontrola dostępu, blokady informatyczne itp.), jak i prawnej (np. zawarcie umowy o zachowanie poufności (…),ostrzeżenia umieszczone na dokumentach, w korespondencji itp.)[1].

     Należy pamiętać, że Umowa NDA nie jest sama w sobie gwarancją, że informacje poufne zostaną przez kontrahenta zachowane w tajemnicy. Jednak może ona pomóc w zmniejszeniu potencjalnego ryzyka wycieku informacji poufnych i skutków z tym związanych, a także zapewnić stronom większą pewność, że ich informacje poufne będą traktowane z należytą starannością (szczególnie, jeżeli za naruszenie Umowy NDA grozi dotkliwa kara umowna).

    Dobrze napisana Umowa NDA pozwala stronom na zwiększenie wzajemnej pewności w negocjacjach, a dalej w toku samej współpracy. Ułatwia ona także ewentualne dochodzenie naprawienia szkody powstałej wskutek nieuprawnionego ujawnienia informacji poufnych. Dlatego, warto skorzystać z pomocy radcy prawnego w procesie tworzenia Umowy NDA, a dalej w toku negocjacji z potencjalnym kontrahentem. 

Przypisy:

[1] J. Szwaja (red.), Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Komentarz. Wyd. 5, Warszawa 2019).