Najbliższe miesiące mogą przynieść sporo zmian dla podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób. Ważne daty to 1 stycznia i 1 lipca każdego roku, kiedy to ocenia się liczbę osób wykonujących pracę zarobkową.

Do liczby osób wykonujących pracę zarobkową wlicza się zarówno pracowników etatowych, jak i osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, pod warunkiem, że nie zatrudniają one innych osób do tego rodzaju pracy, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Z czego wynika ten obowiązek?

Obowiązek ten wynika z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, zwanej dalej „Dyrektywą 2019/1937” lub potocznie „Dyrektywą Whistleblowing” czy „Dyrektywą o Sygnalistach”. Termin jej implementacji do krajowego porządku prawnego upłynął w dniu 17 grudnia 2021 roku. Na  Polskę została już nałożona przez TSUE w dniu 25 kwietnia 2024 roku kara w wysokości 7 mln euro ryczałtu oraz okresowa kara w wysokości 40 tys. euro dziennie od momentu ogłoszenia wyroku do dnia usunięcia uchybienia.

Kogo dotyczą nowe przepisy?

Nowe przepisy dotyczą zarówno jednostek publicznych, jak i prywatnych, dla których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób, z wyjątkiem tych prowadzonych przez małe gminy lub powiaty liczące mniej niż 10 tys. mieszkańców. Natomiast w przypadku prowadzenia działalności w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy o sygnalistach  obowiązek przygotowania i wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych spoczywa na tych podmiotach, bez względu na liczbę osób wykonujących pracę zarobkową.

Kim jest sygnalista?

Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa. Co ciekawe, przepisy ustawy stosuje się też do osób pomagających w zgłoszeniu lub powiązanych ze zgłaszającym (np. więzami rodzinnymi).

Jakie obowiązki zostaną nałożone?

Podmiot będzie musiał opracować procedurę zgłoszeń wewnętrznych, która określi zasady przyjmowania takich zgłoszeń oraz stworzyć kanały do ich przyjmowania. Procedury muszą zapewniać anonimowość sygnalistów i ochronę danych osobowych na każdym etapie procesu. Ustawa umożliwia wprowadzenie wspólnej procedury zgłaszania dla grup kapitałowych.

Aktualny etap procesu legislacyjnego

Senat w dniu 5 czerwca 2024 roku postanowił wprowadzić 5 poprawek do tekstu uchwały przyjętej przez Sejm w dniu 23 maja 2024 roku. Senatorowie m.in. ostatecznie przegłosowali poprawkę dotyczącą wykreślenia prawa pracy z katalogu obszarów, w ramach których będzie można dokonać zgłoszenia naruszeń. Teraz nad poprawkami Senatu będzie obradował Sejm, który przyjmie lub odrzuci poprawki Senatu. Pracodawcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia nowych regulacji, które mogą zacząć obowiązywać po wakacjach (procedury będą musiały spełnić nowe wymogi dotyczące ochrony sygnalistów w ciągu 3 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy).

Dlaczego to ważne?

Ustawa o ochronie sygnalistów ma na celu nie tylko dostosowanie polskiego prawa do wymogów unijnych, ale przede wszystkim zapewnienie bezpieczeństwa osobom, które mają odwagę zgłaszać nieprawidłowości. To krok w kierunku większej transparentności i uczciwości w miejscu pracy. Ci, którzy podejmą działania represyjne wobec sygnalistów będą podlegać odpowiedzialności cywilnej oraz karnej. Odpowiedzialność karna będzie groziła m.in. również za uniemożliwianie lub utrudnianie  dokonania zgłoszenia, jeżeli zostaną wprowadzone działania odwetowe wobec sygnalisty bądź zostanie ujawniona tożsamość sygnalisty.

Jak się przygotować?

Zobowiązani na podstawie ustawy powinni niezwłocznie opracować odpowiednie procedury oraz stworzyć efektywne kanały zgłaszania naruszeń. Kluczowe jest, aby proces ten był zgodny z nowymi regulacjami oraz zapewniał pełną ochronę sygnalistom. Wprowadzenie tych zmian jest konieczne nie tylko ze względu na obowiązki prawne, ale również dla budowania kultury transparentności i odpowiedzialności w organizacji.

Autorka: wspólnik MKZPartnerzy, adwokat Karina Banaszczyk