Od 1 lipca 2021 roku wnioski o rejestrację spółki można składać wyłącznie w formie elektronicznej. Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) może przebiegać dwiema drogami:
- poprzez internetowy system S24,
- tradycyjnie, poprzez złożenie wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS).
Każdą z tych metod cechują zasadnicze różnice, które warto dokładnie przeanalizować przed podjęciem decyzji o wyborze odpowiedniej ścieżki.
Koszty rejestracji
System S24 oferuje przedsiębiorcom bardziej ekonomiczne rozwiązanie. Opłata sądowa za rejestrację wynosi 250,00 zł, dodatkowo należy uiścić 100,00 zł za publikację ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG), co łącznie daje kwotę 350,00 zł tytułem rejestracji spółki.
W przypadku tradycyjnej rejestracji w KRS, tj. za pośrednictwem PRS, konieczne jest sporządzenie umowy spółki w formie aktu notarialnego. Koszt taksy notarialnej zazwyczaj oscyluje w granicach 500,00 zł – 1.000,00 zł. Opłata sądowa za rejestrację spółki przez PRS wynosi 500,00 zł, a koszt publikacji ogłoszenia w MSiG to kolejne 100,00 zł.
Czas rejestracji
System S24 został zaprojektowany z myślą o przyspieszeniu procesu zakładania spółek. Wnioski składane online są przetwarzane znacznie szybciej, często w ciągu 24 do 48 godzin, o ile nie ma konieczności ich uzupełnienia.
Natomiast tradycyjna rejestracja spółki w KRS jest procesem bardziej czasochłonnym. Średni czas oczekiwania na wpis do rejestru wynosi od 2 do 4 tygodni, a w przypadku dużego obciążenia sądów może się wydłużyć nawet do 6 tygodni. Dużo zależy również od miasta, w którym funkcjonuje dany sąd rejestrowy (statystycznie najdłużej czeka się w miastach wojewódzkich).
Wymagane dokumenty
Przy rejestracji przez system S24 przedsiębiorcy korzystają z gotowego wzorca umowy spółki, który jest podpisywany elektronicznie za pomocą podpisu kwalifikowanego lub przez ePUAP. Oprócz umowy spółki wygenerowanej w systemie S24, dodatkowo wymagane są następujące dokumenty:
- wniosek o wpis spółki do KRS,
- lista wspólników,
- oświadczenie o pokryciu kapitału zakładowego,
- oświadczenie o adresach do doręczeń członków zarządu,
- oświadczenie o osobach uprawnionych do powołania zarządu,
- oświadczenie o statusie cudzoziemca.
W przypadku tradycyjnej rejestracji (przez PRS), umowa spółki musi być sporządzona w formie aktu notarialnego. Do wniosku do KRS należy dołączyć:
- umowę spółki (zawartą u notariusza),
- listę wspólników,
- oświadczenie o pokryciu kapitału zakładowego,
- dokument dot. powołania członków organów spółki, jeżeli nie wynika to z aktu notarialnego
- zawierającego umowę spółki,
- oświadczenie o adresach do doręczeń członków zarządu,
- oświadczenie o osobach uprawnionych do powołania zarządu,
- ewentualne dodatkowe dokumenty (np. pełnomocnictwa, uchwały),
- oświadczenie o statusie cudzoziemca.
Bezpieczeństwo wspólników i elastyczność umowy
Jednym z kluczowych aspektów przy wyborze metody rejestracji jest możliwość dostosowania umowy spółki do indywidualnych potrzeb wspólników. System S24 oferuje standardowy wzorzec umowy, który podlega modyfikacjom jedynie w niewielkim zakresie (np. poprzez wybór czasu trwania spółki – czas oznaczony lub nieoznaczony, wskazanie danych wspólników, liczby i wartości przysługujących im udziałów, itp.). Umowa spółki generowana w systemie S24 liczy 1,5 strony A4 i zawiera wyłącznie podstawowe informacje wymagane przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa. To z kolei poważnie ogranicza to możliwość precyzyjnego uregulowania relacji między wspólnikami, co w przyszłości może prowadzić do nieporozumień lub konfliktów.
Z kolei tradycyjna rejestracja w KRS pozwala na pełną swobodę w kształtowaniu postanowień umowy spółki. Wspólnicy mogą dokładnie określić swoje prawa i obowiązki, zasady podejmowania decyzji, mechanizmy ochrony wspólników mniejszościowych czy też procedurę wyjścia ze spółki. Możliwość skorzystania z porady prawnej oraz wsparcia notariusza zapewnia lepszą ochronę interesów wszystkich zaangażowanych stron.
Podsumowanie
Wybór odpowiedniej metody rejestracji spółki z o.o. zależy od indywidualnych potrzeb i oczekiwań przedsiębiorców. System S24 to rozwiązanie szybsze i tańsze, odpowiednie raczej dla prostych struktur własnościowych i nierozbudowanych biznesów. Natomiast tradycyjna rejestracja oferuje elastyczność w kształtowaniu postanowień umowy spółki oraz lepszą ochronę interesów wspólników, co jest szczególnie istotne w bardziej skomplikowanych i szerzej zakrojonych przedsięwzięciach biznesowych. Przed podjęciem decyzji warto dokładnie przeanalizować wszystkie aspekty obu metod, aby wybrać rozwiązanie najlepiej odpowiadające specyfice planowanej działalności.
