Czy ustne i dorozumiane umowy mają moc wiążącą? Kiedy trzeba zachować formę pisemną?
W relacjach biznesowych najpewniejszą i najbardziej przejrzystą formą zawierania umów jest forma pisemna. Umożliwia ona szczegółowe udokumentowanie ustaleń i może przesądzić o wyniku ewentualnego sporu sądowego. W praktyce jednak przedsiębiorcy często dochodzą do porozumień ustnie lub wręcz milcząco, licząc na wzajemne zaufanie i doświadczenie. W tym artykule wyjaśniamy, czy takie uzgodnienia są prawnie skuteczne oraz jak należy rozumieć klauzule dotyczące obowiązku pisemnej formy zmian umowy.
Ustne i dorozumiane zawarcie umowy – czy jest ważne?
Zgodnie z ogólną zasadą prawa cywilnego, umowy mogą być zawierane w dowolnej formie, o ile przepisy prawa nie stanowią inaczej. Co więcej, również modyfikacje wcześniej zawartej umowy mogą zostać dokonane ustnie albo przez określone zachowanie stron.
Jak wskazuje art. 60 Kodeksu cywilnego, wolę dokonania czynności prawnej można wyrazić każdym sposobem, który w sposób dostateczny ujawnia tę wolę – także przez działania dorozumiane. Dla przykładu, jeżeli właściciel lokalu godzi się, by najemca nadal korzystał z lokalu po wygaśnięciu umowy najmu, a ponadto przyjmuje od niego zapłatę, można uznać, że doszło do milczącego przedłużenia umowy.
Zdarza się również, że samo milczenie przedsiębiorcy może zostać uznane za akceptację oferty. Zgodnie z art. 68 (2) k.c., jeżeli przedsiębiorca otrzyma propozycję zawarcia umowy od kontrahenta, z którym utrzymuje stałą współpracę, a nie zareaguje niezwłocznie, to brak odpowiedzi traktowany jest jako jej przyjęcie. Taka sytuacja może wystąpić np. w ramach relacji franczyzowych czy długoterminowego zaopatrzenia.
Zastrzeżenie formy pisemnej – kiedy chodzi tylko o dowód
Choć ustne lub dorozumiane uzgodnienia są co do zasady ważne, to ich stosowanie niesie ze sobą istotne trudności dowodowe. Z tego powodu rekomenduje się, by umowy – zwłaszcza między przedsiębiorcami – były zawierane na piśmie.
W praktyce umownej często spotykamy się z klauzulą, zgodnie z którą wszelkie zmiany umowy muszą mieć formę pisemną, choć bez wskazania konsekwencji braku tej formy. Wówczas mamy do czynienia z tzw. zastrzeżeniem formy dla celów dowodowych.
Co to oznacza? Jeżeli strony zawarły ustalenie o pisemnej formie zmian, ale później zmodyfikowały umowę ustnie (np. zwiększyły zakres usług), to w przypadku sporu nie będzie możliwe udowodnienie tych zmian za pomocą zeznań świadków lub stron (art. 74 k.c.), chyba że:
- obie strony wyrażą na to zgodę,
- o dopuszczenie dowodu zawnioskuje konsument,
- istnieją dokumenty, które uprawdopodobniają fakt dokonania zmiany (np. e-mail, zamówienie, protokół spotkania).
Warto zaznaczyć, że te ograniczenia nie obowiązują bezwzględnie w relacjach między przedsiębiorcami, co daje im nieco większą swobodę dowodzenia w procesie.
Forma zastrzeżona pod rygorem nieważności – kiedy brak pisma oznacza brak skutku
Dużo poważniejsze skutki niesie zastrzeżenie, że określona forma (np. pisemna, dokumentowa, elektroniczna) została przewidziana pod rygorem nieważności. Taki zapis najczęściej przybiera postać klauzuli: „Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”.
W takim przypadku, jakiekolwiek modyfikacje wprowadzone ustnie – nawet jeśli strony faktycznie zaczęły je realizować – pozostają nieważne w świetle prawa. Tylko zachowanie wymaganej formy umożliwia skuteczne dokonanie zmian.
Co istotne, spełnienie wymogu formy pisemnej nie musi oznaczać podpisania formalnego aneksu. Jak orzekł Sąd Apelacyjny w Katowicach (V ACa 53/13), Dochowanie pisemnej formy zmiany umowy, pod rygorem nieważności nie musi nastąpić poprzez zawarcie formalnego do niej aneksu, a wystarczającym jest złożenie oświadczenia woli przez obie strony na piśmie w innym dokumencie m.in. notatce służbowej ze spotkania, notatce uzgodnień.”
Znaczenie korespondencji przed zawarciem umowy
Przy interpretacji zapisów umowy lub w razie sporu, ogromną rolę może odegrać korespondencja prowadzona przez strony jeszcze przed podpisaniem umowy. E-maile, wiadomości tekstowe czy robocze wersje dokumentów mogą pomóc sądowi ustalić rzeczywiste intencje stron i kontekst, w jakim doszło do zawarcia umowy.
