Zawarcie umowy na piśmie jest w obrocie prawnym formą najbardziej bezpieczną, daje gwarancję, że w razie sporu uda się dokładnie odtworzyć na co dokładnie strony się umawiały. Zdarza się jednak i tak, że przedsiębiorcy dokonują istotnych ustaleń ze swoimi kontrahentami w formie ustnej lub dorozumianej. W niniejszym artykule odpowiadam na pytania, czy i kiedy takie uzgodnienia są wiążące, a także jakie konsekwencje mają zapisy umowne o tym, że zmian umowy można dokonywać jedynie w formie pisemnej.

Zawarcie umowy w formie ustnej i dorozumianej

Umowa może być co do zasady zawarta w każdej formie, nawet w sposób dorozumiany. Tym bardziej w ten sposób strony mogą wprowadzić zmiany do umowy. Jak określa to art. 60 kodeksu cywilnego, Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny (…). Przykładowo, kiedy wynajmujący toleruje, że najemca korzysta z przedmiotu najmu po rozwiązaniu umowy, oraz przyjmuje od niego czynsz, zachowanie się stron ujawnia, że w sposób dorozumiany strony odnowiły stosunek najmu.

Co więcej, niekiedy nawet i milczenie przedsiębiorcy może doprowadzić do zawarcia umowy. Jak wskazuje art. 682 kodeksu cywilnego, Jeżeli przedsiębiorca otrzymał od osoby, z którą pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych, ofertę zawarcia umowy w ramach swej działalności, brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się za przyjęcie oferty. Dotyczy to na przykład stosunku franczyzy, stałego zaopatrzenia. Tym bardziej więc ustne oświadczenia stron zazwyczaj będą wystarczające do zawarcia umowy.

Forma dla celów dowodowych

Zawarcie umowy w formie jedynie ustnej lub dorozumianej powoduje wiele problemów praktycznych – trudno ustalić jakie były dokładne ustalenia stron. Dlatego też najlepiej, by umowa była zawarta w formie pisemnej, a w niej następnie uregulować, że formę pisemną muszą przybrać wszelkie zmiany umowy jakie zajdą w trakcie jej wykonywania. Co się jednak dzieje, gdy strony nie zachowają uzgodnionej formy pisemnej?

Jeśli strony zastrzegły miedzy sobą formę pisemną (lub też dokumentową albo elektroniczną), nie określając jaka będzie konsekwencja jeśli nie zachowają tej formy, mamy do czynienia z tak zwaną ‘formą dla celów dowodowych’. W razie niezachowania ustalonej formy, np. gdy strony ustaliły najpierw, że zwiększenie zakresu prac z umowy o dzieło powinno być uregulowane w drodze pisemnego porozumienia, a finalnie zakres ten został zwiększony w drodze ustnego porozumienia, to w przypadku sporu sądowego, nie będzie można tego wykazywać w drodze zeznań świadków lub z przesłuchania stron (art. 74 k.c.). Ograniczenia te (tj., że nie będzie można się oprzeć na zeznaniach świadków/stron) nie obowiązują jednak w stosunkach między przedsiębiorcami, kiedy:

1. obie strony wyrażą zgodę na przesłuchanie świadków lub
2. gdy to sam konsument zażąda przesłuchania świadków, albo
3. gdy fakt zawarcia umowy jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu. Chodzi tu np. o pisemne zamówienie, mail i tym podobne dokumenty.

Forma pod rygorem nieważności

Silnym zapisem jest zastrzeżenie formy pisemnej (dokumentowej albo elektronicznej) pod rygorem nieważności. Zastrzeżenie takie najczęściej przybiera formę zapisu umowy, że wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. W konsekwencji, uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką strony przewidziały w celu jej zawarcia. Uzgodnienia ustne lub tym bardziej w sposób dorozumiany, co do zasady będą niewiążące.

Należy jednak pamiętać, że zmiany umowy, choć zgodnie z umową wymagają formy pisemnej, wcale nie muszą przybrać postaci „oficjalnego” dokumentu. Jak wskazywał Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z dnia 23 kwietnia 2013 r. do sygn. V ACa 53/13 „Dochowanie pisemnej formy zmiany umowy, pod rygorem nieważności nie musi nastąpić poprzez zawarcie formalnego do niej aneksu, a wystarczającym jest złożenie oświadczenia woli przez obie strony na piśmie w innym dokumencie m.in. notatce służbowej ze spotkania, notatce uzgodnień.”.

Ważnym uzupełnieniem zapisów umownych może być korespondencja mailowa lub smsowa stron przed jej zawarciem. Pozwala ona w procesie sądowym odtworzyć jak strony rozumiały dany zapis umowny lub dlaczego zdecydowały się, by umowa miała taki a nie inny kształt. Stanowi to mocny drogowskaz dla sądu jak faktycznie stanowiska stron. Warto o tym pamiętać prowadząc korespondencję z kontrahentami.

Autorka tekstu:

radca prawny Magdalena Kowalska-Graca

www.kowalska-graca.pl

tel.: 609 871 221