Wprowadzenie ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 928), implementującej Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937, stanowi przełom w polskim prawodawstwie, nakładając na przedsiębiorców nowe obowiązki w zakresie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Ochrona sygnalistów ma kluczowe znaczenie w zapewnieniu zgodności z przepisami prawa i przeciwdziałaniu działaniom nieetycznym w organizacjach. Jednak wdrażanie tych przepisów wiąże się z szeregiem wyzwań praktycznych i prawnych, które warto szczegółowo omówić.
Zakres obowiązków pracodawców
Jednym z głównych obowiązków wynikających z nowych przepisów jest konieczność ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości. Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy, każdy podmiot prawny zatrudniający co najmniej 50 osób zobowiązany jest do ustalenia procedury dokonywania zgłoszeń oraz działań następczych. Procedura ta musi być ustalona w konsultacji z organizacją związkową, a tam, gdzie jej nie ma – z przedstawicielami pracowników.
W praktyce, dla mniejszych przedsiębiorstw stworzenie takich systemów zgłaszania może być wyzwaniem. Dlatego ustawodawca przewidział, że podmioty zatrudniające mniej niż 50 osób mogą dobrowolnie wdrożyć procedury zgłoszeń wewnętrznych (art. 24 ust. 2). Jednocześnie należy pamiętać, że zaniechanie wdrożenia odpowiednich mechanizmów może prowadzić do nałożenia sankcji administracyjnych oraz odpowiedzialności cywilnej, co potwierdzają przepisy art. 14 ustawy, które przewidują odszkodowanie dla sygnalisty, jeśli doświadczy on działań odwetowych.
Ochrona sygnalistów i osób wspierających zgłoszenie
Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje szeroką ochronę nie tylko dla samych sygnalistów, ale także dla osób, które pomagają im w dokonaniu zgłoszenia oraz dla osób powiązanych z sygnalistą. Zgodnie z art. 21 ustawy, ochrona ta obejmuje wszelkie działania odwetowe, takie jak zwolnienie z pracy, obniżenie wynagrodzenia, pominięcie przy awansie czy inne formy dyskryminacji w miejscu pracy.
Przykładem może być sytuacja, w której pracownik tymczasowy dokonuje zgłoszenia nieprawidłowości. Wówczas pracodawca użytkownik nie może podjąć działań mających na celu zakończenie współpracy z agencją pracy tymczasowej tylko dlatego, że pracownik złożył zgłoszenie. Ochrona ta rozciąga się także na inne osoby powiązane z sygnalistą, jak członkowie rodziny czy współpracownicy, co zabezpiecza sygnalistę przed pośrednimi formami represji.
Anonimowość a prawo do obrony
Ochrona anonimowości sygnalistów jest jednym z kluczowych aspektów ustawy, mającym na celu zapewnienie, że osoby zgłaszające nieprawidłowości nie będą narażone na działania odwetowe. Art. 8 ustawy wprost stanowi, że dane osobowe sygnalisty nie mogą być ujawniane osobom nieupoważnionym, chyba że sygnalista wyrazi na to wyraźną zgodę lub ujawnienie to jest konieczne w toku postępowania wyjaśniającego, w tym w celu zapewnienia prawa do obrony.
W tym miejscu pojawia się jednak problem z równoważeniem interesów stron. Z jednej strony, należy chronić sygnalistę przed działaniami odwetowymi, ale z drugiej, osoba oskarżona o naruszenie prawa ma prawo do zapoznania się z materiałem dowodowym i do rzetelnej obrony. Jak wskazuje art. 8 ust. 2 ustawy, ujawnienie tożsamości sygnalisty jest możliwe jedynie w przypadku, gdy jest to konieczne do zagwarantowania prawa do obrony, co może rodzić praktyczne problemy w postępowaniach sądowych i administracyjnych.
Koszty wdrożenia systemów ochrony sygnalistów
Jednym z najbardziej dyskutowanych tematów w kontekście nowej ustawy są koszty wdrożenia systemów ochrony sygnalistów, zwłaszcza w małych i średnich przedsiębiorstwach. Choć ustawodawca przewidział możliwość współpracy kilku przedsiębiorstw w ramach wspólnych procedur zgłoszeń wewnętrznych (art. 28 ust. 3), to i tak dla wielu firm stworzenie efektywnego systemu może być wyzwaniem.
Dodatkowo, konieczność zapewnienia zgodności systemów zgłaszania z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO) nakłada na pracodawców dodatkowe obciążenia. Zgodnie z art. 27 ustawy, dane sygnalisty muszą być chronione przed dostępem osób nieupoważnionych, co oznacza konieczność wdrożenia odpowiednich procedur technicznych i organizacyjnych, takich jak dedykowane skrzynki e-mail czy bezpieczne platformy zgłoszeniowe.
Działania odwetowe a odpowiedzialność karna
Ustawa wprowadza surowe kary za stosowanie działań odwetowych wobec sygnalistów. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy, działania odwetowe mogą obejmować m.in. wypowiedzenie umowy, obniżenie wynagrodzenia, przeniesienie na niższe stanowisko, czy pominięcie przy przyznawaniu świadczeń związanych z pracą. W przypadkach, gdy pracodawca podejmie takie działania, sygnalista ma prawo dochodzić odszkodowania w wysokości co najmniej średniego miesięcznego wynagrodzenia (art. 14 ustawy).
Pracodawca, który dopuścił się działań odwetowych, naraża się również na odpowiedzialność karną. Ustawa przewiduje karę grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do lat trzech w przypadku poważniejszych naruszeń (art. 41 ustawy). Co więcej, w przypadkach uporczywego stosowania działań odwetowych, przepisy przewidują jeszcze surowsze sankcje, co stanowi jasny sygnał, że takie praktyki nie będą tolerowane.
Podsumowanie
Wprowadzenie tej ustawy to krok w kierunku zwiększenia transparentności i etyki w organizacjach. Przedsiębiorcy muszą jednak być świadomi wyzwań, jakie wiążą się z jej wdrożeniem – zarówno pod kątem prawnym, jak i organizacyjnym. Kluczowe jest zapewnienie zgodności systemów ochrony sygnalistów z przepisami o ochronie danych osobowych, odpowiednie zabezpieczenie sygnalistów przed działaniami odwetowymi oraz równoważenie prawa do anonimowości z prawem do obrony osób oskarżonych o naruszenia. Dopiero praktyka stosowania tych przepisów pokaże, na ile skutecznie będą one realizować swoje założenia i jakie kolejne wyzwania staną przed polskimi pracodawcami.
