Pierwsze zlecenie, pierwszy większy klient, presja czasu i chęć zdobycia opinii na rynku. Wtedy pada magiczne zdanie: „zróbmy to bez faktury, będzie taniej„. Brzmi jak korzystny układ. W rzeczywistości to pułapka, w którą klient wpycha Cię świadomie, bo doskonale wie, że w razie sporu zostajesz bez żadnej ochrony prawnej, a ryzyko karno-skarbowe spada wyłącznie na Ciebie.
Dlaczego klient tak chętnie proponuje „załatwienie na czarno”?
To nie jest przypadek ani wyjątkowa uprzejmość ze strony zleceniodawcy. Praca bez faktury oznacza dla klienta realną możliwość niezapłacenia Ci w ogóle, bez żadnych konsekwencji, a dla Ciebie to ryzyko braku jakiegokolwiek śladu potwierdzającego, że transakcja w ogóle miała miejsce. Doświadczeni „kombinatorzy” doskonale wiedzą, że młody przedsiębiorca, chcący za wszelką cenę zdobyć zlecenie, łatwo zgodzi się na warunki, które w dłuższej perspektywie działają wyłącznie na jego niekorzyść.
Co realnie tracisz, rezygnując z faktury?
I. Poważne utrudnienia w windykacji należności.
Wielu młodych przedsiębiorców wierzy, że skoro usługę wykonali, prawo automatycznie stanie po ich stronie. Tymczasem orzecznictwo jest tu bezlitosne. Owszem, prawo dopuszcza dochodzenie zapłaty także bez faktury i bez pisemnej umowy, jednak jest to poważnie utrudnione. Do umów zawieranych między przedsiębiorcami nie stosuje się przepisów o formie pisemnej zastrzeżonej dla celów dowodowych, można więc przeprowadzić dowód ze świadków, z przesłuchania stron, a także z korespondencji mailowej czy SMS-ów. Problem w tym, że przy pracy „*bez*faktury” strony zwykle unikają jakiegokolwiek śladu. Nie ma korespondencji potwierdzającej zamówienie, nie ma potwierdzeń przelewów, nie ma protokołów odbioru. Zostaje Twoje słowo przeciwko słowu klienta, a to w sądzie oznacza najczęściej brak realnych szans na wygraną.
Największym ryzykiem nie jest sama nieważność umowy zawartej ustnie, lecz trudność dowodowa. Klient może twierdzić, że w ogóle nie zamawiał usługi lub że zakres prac był inny. Bez faktury, bez umowy i bez korespondencji nie masz nawet punktu zaczepienia, żeby tę narrację obalić.
II. Nie ma nakazu zapłaty bez dokumentów.
Nawet jeśli zdecydujesz się pozwać nieuczciwego klienta, praca „na czarno” pozbawia Cię najszybszej i najtańszej ścieżki procesowej. Posiadanie faktury pozwala wystąpić o rozpoznanie sprawy w trybie postępowania nakazowego, co pozwala na szybsze i tańsze dochodzenie należności, a sąd bierze pod uwagę wyłącznie dowody złożone w formie dokumentów. Bez faktury ta droga jest dla Ciebie zamknięta.
III. Konsekwencje karno-skarbowe, o których klient Ci nie powie.
Kuszące „będzie taniej” ma swoją drugą stronę, o której nieuczciwi kontrahenci milczą. To Ty, jako sprzedawca lub usługodawca, ponosisz odpowiedzialność karno-skarbową za niewystawienie faktury, a nie klient, który o nią nie poprosił.
Zgodnie z art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego, kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. Stawka dzienna ustalana jest przez sąd indywidualnie, z uwzględnieniem dochodów i sytuacji majątkowej sprawcy, a jej wysokość może wynosić od 160,20 zł do nawet 64 080 zł za jeden dzień kary. W praktyce oznacza to grzywny liczone w dziesiątkach tysięcy złotych za pojedynczy brak dokumentu.
To nie koniec zagrożeń. Jeśli urząd skarbowy uzna, że doszło do celowego ukrywania dochodów w większej skali, sprawa może przestać być traktowana jako wykroczenie skarbowe, a stać się przestępstwem skarbowym ze znacznie surowszą odpowiedzialnością karną. Przestępstwo z art. 62 k.k.s. można popełnić wyłącznie umyślnie, ale „zapomnienie” o wystawieniu faktury na wyraźną prośbę klienta trudno będzie tłumaczyć niezawinionym błędem, skoro to Ty świadomie zrezygnowałeś z dokumentowania transakcji.
Dodatkowym ciosem jest obowiązek podatkowy, który i tak powstaje niezależnie od tego, czy fakturę wystawiłeś. Obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą wykonania usługi, niezależnie od terminu wystawienia faktury. Oznacza to, że nawet jeśli klient Cię oszuka i nie zapłaci, Urząd Skarbowy może i tak oczekiwać od Ciebie rozliczenia podatku od transakcji, którą przeprowadziłeś „pod stołem„.
Jak się zabezpieczyć, zanim padnie propozycja „poproszę bez faktury”?
Zawsze domagaj się zachowania choćby minimalnej formy dokumentowej relacji biznesowej. Wystarczy mail lub SMS z potwierdzeniem zakresu prac, ceny i terminu. Faktura wystawiona przez wykonawcę i zaakceptowana przez kontrahenta, choćby milcząco, może uprawdopodobnić istnienie stosunku umownego.
Nigdy nie zaczynaj pracy bez wcześniejszego ustalenia warunków, czy to na piśmie, czy nawet w najprostszej formie (wiadomości e-mail i SMS-y mogą skutecznie uprawdopodobnić zawarcie umowy). Pobieraj zaliczki i zadatki przelewem bankowym z opisem wskazującym na konkretne zlecenie. To zostawia twardy ślad finansowy.
Jeśli klient nalega na pracę bez żadnego dokumentu, potraktuj to jako czerwoną flagę, a nie oszczędność! To sygnał, że w razie problemów zostaniesz bez żadnej ochrony.
Propozycja „zróbmy to bez faktury” to nie przyjacielski gest ze strony klienta, lecz często świadoma strategia osoby, która wie, że w razie sporu młody przedsiębiorca zostanie bez żadnych realnych narzędzi obrony. Do tego dochodzi osobiste ryzyko karno-skarbowe, które może zniszczyć dopiero rozpoczynany biznes, zanim jeszcze zdąży się rozwinąć.
