Zwyczajne zgromadzenie wspólników – co trzeba wiedzieć?
Jeśli jesteś wspólnikiem lub prowadzisz spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), być może słyszałeś o czymś takim jak zwyczajne zgromadzenie wspólników. Brzmi bardzo formalnie – i takie trochę jest – ale spokojnie: wyjaśnimy Ci, o co w tym chodzi, dlaczego musisz je zorganizować i co się na nim dzieje.
Co to jest zwyczajne zgromadzenie wspólników?
To coroczne spotkanie właścicieli spółki (czyli wspólników), na którym omawia się najważniejsze sprawy związane z działalnością firmy w minionym roku. W praktyce to taki obowiązkowy „przegląd techniczny” spółki, który trzeba przeprowadzić co roku – i to w określonym terminie.
Kiedy trzeba je zwołać?
Prawo mówi jasno: najpóźniej 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego. Dla większości spółek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, oznacza to, że zgromadzenie musi się odbyć do końca czerwca. Jeśli tego nie zrobisz – łamiesz przepisy, a zarząd może ponieść odpowiedzialność za niewywiązywanie się z obowiązków.
Po co w ogóle robi się to zgromadzenie?
Na zwyczajnym zgromadzeniu podejmowane są trzy główne decyzje:
1. Zatwierdzenie sprawozdań
Spółka musi przedstawić dwa dokumenty:
- sprawozdanie finansowe – czyli jak wyglądały przychody, koszty, zyski i straty,
- sprawozdanie zarządu z działalności – podsumowanie, co działo się w spółce w minionym roku.
Wspólnicy te dokumenty zatwierdzają – albo nie, jeśli coś im się nie zgadza.
2. Podział zysku lub pokrycie straty
Jeśli spółka wypracowała zysk, trzeba zdecydować, co z nim zrobić:
- wypłacić go wspólnikom jako dywidendę,
- albo zostawić w spółce jako kapitał zapasowy.
Jeśli natomiast spółka ma stratę – trzeba ustalić, jak ją pokryć.
3. Absolutorium dla zarządu
To nic innego jak ocena pracy zarządu. Wspólnicy głosują, czy członkowie zarządu (a czasem też rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeśli istnieją) należycie wypełniali swoje obowiązki w poprzednim roku. Jeśli tak – dostają tzw. absolutorium. Brak absolutorium może mieć poważne konsekwencje – na przykład ułatwia dochodzenie roszczeń wobec członków zarządu.
Czy trzeba być księgowym lub prawnikiem, żeby to zorganizować?
Nie trzeba, ale warto skorzystać z pomocy. Samo zgromadzenie musi być odpowiednio zwołane, trzeba przygotować projekty uchwał, udostępnić wspólnikom dokumenty i sporządzić protokół. To wszystko musi być zrobione zgodnie z przepisami, inaczej może być nieważne. Jeśli prowadzisz niewielką spółkę – zgromadzenie może być proste i szybkie. Ale jeśli masz kilku wspólników lub różne interesy w spółce – tym bardziej warto dobrze przygotować się formalnie.
Podsumowanie
Zwyczajne zgromadzenie wspólników to obowiązek każdego roku. Nie chodzi tu tylko o „papierologię” – to moment, w którym właściciele spółki oceniają jej stan, decydują o zyskach i oceniają zarząd. To także ważny element odpowiedzialności – za siebie, za innych wspólników i za przyszłość spółki.
