Biuro Obsługi Interesanta pełni kluczową rolę w zapewnieniu sprawnej komunikacji między sądem a obywatelami. Interesantem może być zarówno strona postępowania toczącego się w danym sądzie, wezwany świadek, uczestnik, czy też osoba dopiero zamierzająca skorzystać ze środków ochrony prawnej. Biuro jest pierwszym miejscem, które należy odwiedzić, aby uzyskać niezbędne informacje, czy otrzymać druki formularzy sądowych.

Jeżeli sąd zajmuje więcej niż jeden budynek, biuro funkcjonuje co do zasady we wszystkich budynkach. Informację o miejscu i sposobie przyjmowania interesantów zamieszcza się na stronie internetowej sądu. Biuro udziela informacji osobiście, bądź też pisemnie, poza wskazanymi dalej wyjątkami.  

Jakich informacji udziela Biuro Obsługi Interesantów?

   
Zgodnie Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2019 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2024 poz. 867 t.j. ze zm.) Prezes danego sądu tworzy Biuro Obsługi Interesantów.

Do zadań Biura należy:

• udzielanie osobom uprawnionym informacji o stanie postępowania w sprawie na podstawie danych z sądowych systemów teleinformatycznych;
• wydawanie odpisów dokumentów na podstawie sądowych systemów teleinformatycznych lub akt sądowych po ich otrzymaniu z właściwego wydziału;
• wydawanie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z posiedzenia lub rozprawy sądu po ich otrzymaniu z właściwego wydziału;
• kierowanie interesantów do odpowiednich komórek organizacyjnych, jeżeli załatwienie ich spraw w biurze nie będzie możliwe;
• udzielanie pomocy podczas pobytu w sądzie świadkom i pokrzywdzonym między innymi przez informowanie, w miarę możliwości odprowadzanie do odpowiednich pomieszczeń, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb osób niepełnosprawnych;
• udostępnianie informacji o lekarzach sądowych, biegłych sądowych, tłumaczach przysięgłych wpisanych na listę Ministra Sprawiedliwości, mediatorach oraz instytucjach, których działalność wiąże się z ochroną praw człowieka;
• udostępnianie formularzy sądowych i wzorów pism;
• informowanie o strukturze organizacyjnej sądu, jego właściwości oraz lokalizacji, numerach telefonów, godzinach urzędowania, adresie strony internetowej, poczty elektronicznej, a także adresach innych sądów, organów i urzędów centralnych oraz kierowanie do właściwych sal rozpraw;
• udostępnianie informacji o możliwości zakończenia sporu w drodze mediacji w poszczególnych rodzajach spraw, zasadach i procedurze mediacji oraz sposobie kontaktu z mediatorem.

Warto zauważyć, że jeżeli w sądzie funkcjonuje Biuro Obsługi Interesantów, obowiązki informacyjne w pierwszej kolejności spoczywają na Biurze. 

Udostępnianie informacji telefonicznie

Telefonicznie i bez ustalania tożsamości osoby dzwoniącej Biuro udziela informacji jawnych o toczących się sprawach tożsamych z udostępnionymi na wokandzie sądowej, czyli co do zasady obejmujących imiona i nazwiska orzeczników oraz ławników, sygnatury akt spraw wyznaczonych do rozpoznania w danym dniu, oznaczenie godzin, na które sprawy wyznaczono, imiona i nazwiska, nazwy lub firmy stron lub uczestników postępowania nieprocesowego. W postępowaniu karnym i w sprawach o wykroczenia podaje się ponadto sygnaturę akt oskarżyciela publicznego. W razie wezwania na posiedzenie lub rozprawę świadków, biegłych i tłumaczy będą to dodatkowo ich imiona i nazwiska wraz z oznaczeniem godziny, na którą są wezwani. Biuro informuje także o terminie i sposobie rozstrzygnięcia sprawy (jednak nie o treści samego orzeczenia). Udzielenie informacji następuje po wskazaniu sygnatury sprawy, albo oznaczenia stron lub co najmniej jednego uczestnika postępowania nieprocesowego i przedmiotu sprawy.

Udostępnianie informacji elektronicznie 

Wyjątkiem dla osobistego stawiennictwa lub zachowania formy pisemnej może być uzyskanie informacji drogę elektroniczną. Warunkiem udzielenia przez Biuro informacji osobie uprawnionej o toku postępowania w sprawie bez konieczności osobistego stawiennictwa w sądzie jest:

• złożenie do sądu zapytania drogą elektroniczną podpisanego za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego;
• przesłanie do sądu zapytania z adresu poczty elektronicznej, który został uprzednio wskazany przez tę osobę osobiście przed sądem albo urzędnikiem sądowym jako adres służący do otrzymywania informacji jawnych o toczących się sprawach, bądź w piśmie procesowym jako adres służący do otrzymywania informacji jawnych o sprawie wskazanej w piśmie.

Powyższy warunek będzie także spełniony, jeżeli w aparacie telefonicznym sądu wyświetla się numer telefonu, o którym pracownicy sądu mają wiedzę, że należy do uprawnionej osoby oraz po potwierdzeniu jej tożsamości za pomocą danych takich jak numer PESEL, NIP, REGON, KRS oraz za pomocą innych danych z akt sprawy znanych osobie występującej o udzielenie informacji.

W zapytaniu należy podać również swoje imię i nazwisko, nazwę sądu oraz sygnaturę akt sprawy. Biuro udziela odpowiedzi drogą elektroniczną lub telefoniczną. W razie braku możliwości udzielenia odpowiedzi drogą elektroniczną, Biuro informuje się o tym osobę kierującą zapytanie.