Każdy przedsiębiorca, bez względu na wielkość firmy, może spotkać się z sytuacją, w której jego kontrahent nie wywiązuje się z zawartej umowy. Takie naruszenia mogą niejednokrotnie prowadzić do poważnych problemów finansowych, logistycznych oraz wizerunkowych. W przypadku małych przedsiębiorstw, gdzie margines błędu jest znacznie mniejszy, niewywiązanie się z umowy przez drugą stronę może mieć szczególnie dotkliwe skutki, a nawet skutkować zakłóceniem całej operacyjnej działalności firmy. Poniżej przedstawiam propozycję kroków, jakie można podjąć w przypadku, gdy kontrahent nie wywiązuje się z zawartej umowy, jakie działania mogą być skuteczne i jak zabezpieczyć swoje interesy, aby minimalizować ryzyko naruszeń, bądź ograniczyć straty.

1. Przeanalizuj umowę

Zrozumienie umowy jest kluczowe. Sprawdź, jakie obowiązki i terminy zostały określone dla obu stron. Zwróć uwagę na klauzule dotyczące kar umownych, możliwości odstąpienia od umowy oraz zasady rozwiązywania sporów (np. zapis na sąd, klauzula arbitrażowa, zapisy dot. mediacji i polubownego rozwiązywania sporów). Równie istotne będzie określenie sposobu dokumentowania wykonania umowy przez każdą ze stron i ewentualnego potwierdzenia tego przez kontrahenta. Jeszcze na etapie zawierania umowy warto dążyć do tego, aby szczegółowo określała ona chronologiczny porządek operacyjno-księgowy (poszczególne etapy realizacji obowiązków stron, potwierdzania wykonania danych etapów umowy i ich reklamacji oraz kwestię dostarczania dokumentacji księgowej i rozliczania wykonania umowy). Wiele sporów powstaje na gruncie odmiennego rozumienia poszczególnych postanowień umownych mogących odbiegać od operacyjnych ustaleń czynionych jeszcze na etapie negocjacji. Aby tego uniknąć, warto jeszcze przy opracowywaniu umowy skorzystać z pomocy profesjonalisty, który obustronne ustalenia biznesowe będzie w stanie w sposób jasny i zrozumiały połączyć ze sformalizowaną umową.

2. Dokumentuj naruszenia zanim wdasz się w spór

Każdy przypadek niewywiązania się z umowy powinien być dokumentowany na bieżąco. Niejednokrotnie strony gromadzą dowody naruszeń dopiero, gdy zdecydują się wejść na drogę sądową. Jest to błąd, ponieważ odszukanie istotnych dokumentów, czy np. maili i notatek po kilku miesiącach, czy nawet latach jest bardziej czasochłonne niż systematyczne gromadzenie dowodów wskazujących na wadliwe wykonywanie umowy przez kontrahenta. Regularnie zbieraj wszelkie dowody, takie jak korespondencję mailową, dokumenty dotyczące dostaw, faktury, czy zdjęcia. Nawet jeżeli nie wykorzystasz ich w postępowaniu sądowym to możesz posłużyć się nimi w toku negocjowania zmiany warunków umowy (np. waloryzacji wynagrodzenia, czy terminów płatności).

3. Skontaktuj się z kontrahentem

W pierwszej kolejności spróbuj rozwiązać problem polubownie. Skontaktuj się z kontrahentem i poinformuj go o naruszeniu umowy, określając swoje oczekiwania co do rozwiązania sytuacji. Często takie działania mogą przynieść szybki i satysfakcjonujący rezultat bez konieczności angażowania dodatkowych środków. Wystąpienie do kontrahenta, w zależności od charakteru naruszeń, czy oczekiwań może mieć formę wezwania do wykonania umowy, czy też wezwania do zapłaty. Od rodzaju umowy i treści jej postanowień zależeć będzie katalog środków jakimi możesz się posłużyć, a w konsekwencji rygor, jaki możesz zastrzec dla drugiej strony w razie braku poprawy (np. umowne prawo odstąpienia, czy kara umowna).

4. Oceń, czy istnieje potencjał dla alternatywnego rozwiązania sporu

Mediacja może być bardzo skutecznym, a także tańszym i szybszym sposobem rozwiązywania sporu. Ponadto, wyjaśnienie przyczyn powstania nieporozumienia między stronami może doprowadzić do usprawnienia ich współpracy (np. ustalenia innego sposobu realizacji zadań, czy innego sposobu dostarczania dokumentacji wykonawczej), a dobrze skonstruowana ugoda może nawet zacieśnić relacje biznesowe stron (np. zwiększyć wolumen sprzedaży w zamian za udzielenie rabatów handlowych na inne usługi).

5. Rozważ skierowanie sprawy do sądu

Gdy wszystkie inne metody zawiodły, można rozważyć skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego. Warto pamiętać, że postępowanie takie może być czasochłonne i kosztowne, dlatego zawsze należy przemyśleć, czy potencjalne korzyści przewyższają związane z tym ryzyka. Pomyślność procesu w znacznej mierze zależeć będzie od jakości opracowanej wcześniej umowy i m.in. zawartych w niej zabezpieczeń prawidłowego jej wykonania, a także od odpowiedniego udokumentowania naruszeń drugiej strony.

Poza samą celowością skierowania sprawy do sądu, należy również ocenić prawdopodobieństwo wyegzekwowania dochodzonych kwot w przyszłości. Może to obejmować analizę kondycji finansowej drugiej strony na podstawie publicznie dostępnych baz danych (np. sprawozdania finansowe, giełdy długów, Krajowy Rejestr Zadłużonych) oraz korzystanie z narzędzi OSINT (ang. open-source intelligence, rozpoznanie z ogólnodostępnych źródeł) obejmujących pozyskanie informacji o ewentualnym przeciwniku procesowym i jego osobach decyzyjnych.

Podsumowanie

Wkład pracy wniesiony w zbadanie kontrahenta, rzetelne przygotowanie umowy oraz bieżące dokumentowanie naruszeń to inwestycja, która zawsze się zwraca. Przezorność i dokładność pozwalają uniknąć niepotrzebnych, kosztownych i czasochłonnych sporów, a także pomagają w budowaniu trwałych relacji biznesowych. Część tych zadań warto powierzyć radcy prawnemu, który będzie w stanie zweryfikować kontrahentów, wspierać na bieżąco przedsiębiorcę w analizie i opracowywaniu umów oraz ocenić, jakie środki ochrony prawnej najlepiej posłużą klientowi.