Często spotykam się z przekonaniem, że skoro działalność nierejestrowana nie wymaga wpisu do rejestru CEIDG ani opłacania składek ZUS, to rządzi się zupełnie innymi, luźniejszymi prawami. Wielu początkujących przedsiębiorców zakłada, że w relacjach z klientami wystarczy umowa ustna, wiadomość na Instagramie czy szybka wymiana e-maili. To groźny mit. Z punktu widzenia prawa cywilnego osoba prowadząca działalność nierejestrowaną wykonuje odpłatne usługi lub sprzedaje towary na takich samych zasadach jak tradycyjna firma. Brak wpisu w rejestrze nie zwalnia z obowiązku przestrzegania przepisów Kodeksu cywilnego, ustawy o prawie autorskim czy praw konsumenta. Odpowiedź na pytanie, czy trzeba podpisywać umowy, brzmi zatem: chociaż prawo cywilne w większości przypadków dopuszcza formę ustną, w praktyce biznesowej brak pisemnej umowy jest najprostszą drogą do strat finansowych i sporów sądowych.
Każda branża mierzy się z innymi ryzykami, które wymagają zawarcia przemyślanego kontraktu. W branży kreatywnej obejmującej fotografów, twórców treści, grafików, copywriterów czy specjalistów od marketingu w mediach społecznościowych głównym punktem spornym są prawa autorskie i zakres poprawek. Zgodnie z polskim prawem autorskim przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga bezwzględnie formy pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że zwykły e-mail czy wiadomość na komunikatorze nie przekazują klientowi praw do stworzonego logo, zdjęcia czy kodu strony. Klient, który zapłacił za projekt, w świetle prawa nie może nim swobodnie dysponować, dopóki strony nie podpiszą papierowej umowy lub dokumentu z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ponadto brak precyzyjnie określonego w umowie limitu poprawek prowadzi do niekontrolowanego rozrastania się zakresu prac, w którym klient bez końca żąda darmowych modyfikacji, blokując Twój czas i uniemożliwiając realizację kolejnych zleceń.
W branży sportowej i fitness u trenerów personalnych, instruktorów tańca czy jogi priorytetem w umowie staje się kwestia odpowiedzialności cywilnej i procedur bezpieczeństwa. Prowadząc działalność nierejestrowaną, za wszelkie ewentualne szkody i uszczerbki na zdrowiu podopiecznych odpowiadasz całym swoim majątkiem osobistym. Pisemna umowa połączona z regulaminem świadczenia usług i oświadczeniem o braku przeciwwskazań zdrowotnych określa jasne granice odpowiedzialności trenera. Pozwala także uregulować zasady odwoływania treningów z odpowiednim wyprzedzeniem, chroniąc Twoje dochody przed rezygnacjami klientów w ostatniej chwili.
Sektor usług profesjonalnych oraz branża beauty, w tym makijażystki, programiści, specjaliści IT czy osoby wykonujące drobne usługi serwisowe potrzebują umów przede wszystkim do stabilizacji płynności finansowej oraz ochrony własnego czasu. W przypadku usług kosmetycznych czy makijaży okazjonalnych umowa lub spójny regulamin precyzuje kwestie zadatków oraz procedurę w przypadku braku dojazdu klienta. W branży IT i przy usługach specjalistycznych kontrakt B2B reguluje harmonogram odbiorów, warunki zachowania poufności (NDA) oraz zasady wstrzymania prac w przypadku opóźnień w płatnościach.
Największym błędem początkujących wykonawców jest pobieranie darmowych wzorów umów z przypadkowych stron internetowych. Tego typu szablony są zazwyczaj przeładowane nieaktualną językowo treścią, zawierają klauzule niedozwolone lub są niedopasowane do konkretnego modelu biznesowego. Umowa ma stanowić proste, zrozumiałe i skuteczne narzędzie zabezpieczające interesy obu stron, a nie być bezużytecznym dokumentem generującym spory.
Z tego powodu najlepszym rozwiązaniem na starcie jest skorzystanie z pomocy radcy prawnego przy przygotowaniu dedykowanych projektów umów i regulaminów. Doświadczony radca prawny przeanalizuje specyfikę Twoich usług, zidentyfikuje kluczowe ryzyka w danej branży i stworzy elastyczny, gotowy wzór, który będziesz mógł bezpiecznie stosować przy kolejnych klientach. To jednorazowa inwestycja, która wyeliminuje ryzyko błędu, podniesie Twój profesjonalizm w oczach kontrahentów i pozwoli Ci skupić się na rozwijaniu działalności.
