Sprawozdanie finansowe jest to dokument zawierający podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujęte pod względem finansowym. Stanowi najważniejszy raport jednostki gospodarczej. Sprawozdanie dotyczy roku obrachunkowego i sporządza je się na dzień bilansowy dla jednostki gospodarczej jako całości. Rok obrotowy to nic innego, jak rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych. Z kolei przez dzień bilansowy należy rozumieć dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe. Zatem, jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy jest ostatnim dniem roku.

Podmiotami zobowiązanymi do sporządzenia sprawozdania finansowego są podmioty, które obowiązkowo muszą prowadzić księgi rachunkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości, jak również podmioty, które na zasadzie dobrowolności wybrały jako sposób ewidencjonowania księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości. Oznacza to, że obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego spoczywa zarówno na spółce kapitałowej, spółce osobowej, jak również osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Ważne jest to, jaka metoda ewidencjonowania przychodów i kosztów funkcjonuje w danym podmiocie.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego to obowiązek kierowników jednostki, czyli:

• członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę (w przypadku spółki kapitałowej);
• wspólników prowadzących sprawy spółki (w przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej);
• wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarządu (w przypadku spółki partnerskiej);
• komplementariuszy prowadzących sprawy spółki (w przypadku spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej);
• osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą;
• likwidatora;
• syndyka lub zarządcy ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym;
• zarządcy sukcesyjnego.

Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Dla podmiotów, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin ten upływa z dniem 31 marca każdego roku. Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Warto wskazać, że odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Roczne sprawozdanie finansowe jednostki, poza pewnymi wyjątkami, podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, a więc nie później, niż do dnia 30 czerwca każdego roku.

Komplet dokumentów, w tym sprawozdanie finansowe oraz uchwały kierownik jednostki zobowiązany jest złożyć we właściwym rejestrze sądowym w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia.

Warto pamiętać, że od dnia 1 października 2018 roku sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.