Czy pracodawca może wliczyć pracownikowi do okresu zatrudnienia wykonywanie zlecenia jako student do 26. roku życia?
Zgodnie z przepisem art. 302(1) § 2 pkt. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2026 r., poz. 1245; dalej: „k.p.„) do okresu zatrudnienia wlicza się okresy: 1) wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia – w których ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Jednocześnie wedle treści § 12 tego przepisu, okresy, o których mowa w § 2 tego przepisu, potwierdza zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
Warto jednak podnieść, iż wedle § 3 tego przepisu, do okresu zatrudnienia wlicza się także udokumentowane okresy, o których mowa w § 1 i 2 tego przepisu, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów.
Stosownie do treści przepisu art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 199 z późn. zm.) osoby określone w ust. 1 pkt 4 tego przepisu (tj. osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia oraz osobami z nimi współpracującymi) nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli są uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami, do ukończenia 26 lat. Umowa zlecenia zawarta ze studentem w wieku do 26 lat nie stanowi więc tytułu do ubezpieczeń społecznych. Okres wykonywania takiej umowy podlega wliczeniu do stażu zatrudnienia, o ile zostanie należycie udokumentowany. Ciężar udowodnienia takiego okresu wykonywania umowy zlecenia jako niepodlegającego zgłoszeniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych spoczywa na pracowniku (zob. P. Zawadzka-Filipczyk, Ustalanie stażu pracy – zmiana Kodeksu pracy, LEX/el. 2025). W przypadku umów na zlecenie świadczonych przez studentów do 26 roku życia, zgodnie z obowiązującymi przepisami, podmiot zatrudniający na umowę zlecenie jest zwolniony z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w ZUS. Z związku z czym ZUS nie wyda w takim przypadku zaświadczenia potwierdzającego staż pracy, gdyż ZUS potwierdza jedynie staż pracy dla okresów składkowych. ZUS faktycznie nie wyda zaświadczeń, gdyż po prostu nie będzie o nich wiedział. Pracownik może jednak udokumentować te okresy w inny sposób, np. umowami i informacjami PIT-11 lub umowami i rachunkami albo zaświadczeniem zleceniodawcy, a pracodawca powinien udokumentowane w ten sposób okresy zaliczyć do stażu pracy (zob. P. Ziółkowski, W jaki sposób dokumentować do stażu pracy umowy zlecenia ze studentem do lat 26, LEX/el. 2026). Co do zasady okresy dokumentuje się zaświadczeniami ZUS, ale dotyczy to wyłącznie okresów, gdy zleceniobiorca podlegał składkom (chociażby zdrowotnym). W § 3 powyższego przepisu wyraźnie jednak zaznaczono, że do okresu zatrudnienia wlicza się także udokumentowane okresy wykonywania zlecenia, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów. Przepisy nie mówią, jak okresy te powinny być udokumentowane, a tym samym obowiązują tu ogólne zasady dokumentowania.
Jeżeli pracodawca nie dysponuje dokumentami potwierdzającymi status studenta, to pracownik powinien wykazać nie tylko okres wykonywania umowy zlecenia w danym czasie, ale także powinien potwierdzić swój ówczesny status studenta. Potwierdzenie okresu studiów może to nastąpić np. w drodze oświadczenia, ale też pracodawca może zażądać od pracownika doręczenia np. zaświadczenia z uczelni o odbywaniu w określonym czasie studiów. Pracownik może także przedłożyć inne dokumenty potwierdzające odbywanie studiów (np. indeks, legitymację studencką, dyplom) [zob. M. Culepa, Na jakich zasadach zaliczyć do stażu pracy okres zatrudnienia na umowę zlecenia w czasie studiów, które nie zostały ukończone, LEX/el. 2026].
Mając na względzie powyższe, wydaje się, że ostateczna decyzja w tym względzie należy jednak zawsze do pracodawcy. W przypadku pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości pracodawca może żądać także dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień od pracownika. Ciężar dowodowy spoczywa bowiem na pracowniku.
r. pr. Wojciech Chrząścik
www: radcachrzascik.pl
tel.: (+48) 600-532-648
e-mail: kancelaria@radcachrzascik.pl
