Dlaczego zmiana umowy zawartej zgodnie z zasadą konkurencyjności nie jest taka prosta?
Zasadą jest stabilność treści umowy zawartej w wyniku zapytania ofertowego zgodnego z zasadą konkurencyjności. Wprowadzanie zmian do tak zawartej umowy jest dopuszczone w pewnych sytuacjach, ale każda zmiana wymaga odpowiedniego uzasadnienia.
Jakie są wymogi wytycznych odnośnie warunków zmiany umowy?
Nie da się nie dostrzec, że beneficjenci mają często apetyt na proste i ogólne formuły dopuszczalności zmiany umowy.
Oto przykład takiego postanowienia z weryfikowanej przeze mnie dokumentacji: „Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian postanowień zawartej umowy z wybranym Dostawcą w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Dostawcy. Wszelkie zmiany do umowy będą dokonywane w formie pisemnych aneksów.”
Musisz mieć świadomość, że to zdanie samo w sobie nie stanowi żadnej podstawy do zmiany umowy. Wytyczne kwalifikowalności wymagają, by: „zmiany zostały przewidziane w zapytaniu ofertowym w postaci jednoznacznych postanowień umownych, które określają ich zakres i charakter oraz warunki wprowadzenia zmian”.
I teraz wróćmy sobie do naszego przykładu. On nie zawiera nic co odpowiadałoby powyższym wymaganiom. Nie chodzi o to, by napisać formułkę, że „przewidujemy zmiany”. Chodzi o to by przedstawić w jakiej sytuacji, jakie postanowienia umowne mogą być zmienione oraz w jaki sposób.
A wszystko to powinno być jasne dla oferentów na etapie samego zapytania ofertowego…
Jakie ryzyko niesie ze sobą nieuprawniona zmiana umowy?
Cóż, nieuprawnione aneksowanie zawartej umowy to jedna z częstszych przyczyn wymierzania korekty dofinansowania – w tym przypadku ze stawką 25%.
Wszelkie zmiany zawartej umowy są badane pod kątem ich poprawności, w szczególności co do podstawy wprowadzenia. To kwestia wrażliwa, gdzie dobre uzasadnienie zmiany może oznaczać różnicę między jej zatwierdzeniem, a uznaniem za nieprawidłowość.
Od czego zacząć pracę nad dobrym katalogiem zmian umowy?
Pierwsza część zadania, to próba przewidywania:
- Jakie okoliczności mające wpływ na realizację umowy mogą ulec zmianie w trakcie jej trwania?
- Co może pójść nie tak?
- Jakich zmian w trakcie realizacji może oczekiwać wykonawca?
Na tym etapie jeszcze nie zastanawiaj się jak określić możliwość zmiany umowy w reakcji na te zdarzenia. Po prostu spróbuj przewidzieć jak najwięcej scenariuszy realizacji umowy.
Oczywiście powinieneś dodatkowo zajrzeć do Bazy Konkurencyjności w poszukiwaniu podobnych cudzych zapytań, by móc się nimi zainspirować.
Nie warto jednak:
- zaczynać od tego pracy, ponieważ wówczas łatwo pozostać w cudzym toku myślenia i w ten sposób ograniczyć swoją własną zdolność przewidywania,
- nadmiernie sugerować się cudzą pracą bez jej weryfikacji, inaczej powierzysz odpowiedzialność za prawidłowość swojego zapytania nieznanej osobie o nieznanych Ci kompetencjach.
Jak opisać podstawy zmiany umowy?
Dla każdej okoliczności, którą odnotowałeś na wcześniejszym etapie powinieneś mieć opracowane:
- jej w miarę precyzyjny opis tj. opis sytuacji, jaka umożliwia skorzystanie z danej możliwości zmiany umowy,
- zakres możliwych do zmiany części umowy, czyli odniesienie się które części umowy mogą wówczas ulec zmianie (przy czym bardziej będzie Ci chodziło o wskazanie rodzaju postanowień niż konkretnych jednostek redakcyjnych),
- zakres możliwych do wprowadzenia zmian, czyli określenie w jaki sposób wskazane już części umowy zostaną zmienione.
A wszystko to musi być – zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności – jednoznaczne, czyli jasne i odpowiednio precyzyjne.
