Kontrola WIOŚ może rozpocząć się od skargi sąsiada, zawiadomienia dotyczącego emisji, wycieku albo innego zdarzenia związanego z działalnością przedsiębiorstwa. Dla właściciela firmy istotne jest wówczas nie tylko ustalenie, dlaczego Organ zainteresował się przedsiębiorstwem. Znaczenie ma przede wszystkim to, co będzie przedmiotem kontroli, jaki stan faktyczny zostanie ustalony oraz na jakich dokumentach i innych dowodach Organ oprze swoje dalsze stanowisko.
W takiej sytuacji łatwo skoncentrować się na samym zgłoszeniu: kto je złożył, jakie zarzuty przedstawiono i czy są one zgodne z rzeczywistością. Z punktu widzenia dalszego postępowania należy jednak rozdzielić treść zgłoszenia od ustaleń dokonanych przez WIOŚ.
Skarga może być impulsem do podjęcia czynności przez Organ. Nie zastępuje jednak ustalenia stanu faktycznego.
Od skargi do kontroli WIOŚ – co właściwie jest przedmiotem sprawdzenia?
Treść skargi lub zawiadomienia może wskazywać określone zdarzenie, miejsce albo sposób prowadzenia działalności. Dopiero czynności kontrolne pozwalają Organowi zweryfikować, czy opisane okoliczności znajdują potwierdzenie w rzeczywistości.
Dlatego przedsiębiorca powinien ustalić przede wszystkim:
– czego dokładnie dotyczy kontrola,
– jakie zdarzenie lub sposób prowadzenia działalności ma zostać zweryfikowany,
– jakiego okresu dotyczą ustalenia,
– jakie dokumenty mogą mieć znaczenie dla kontroli,
– jakie okoliczności faktyczne mogą zostać potwierdzone dokumentami.
Ma to znaczenie również wtedy, gdy przyczyną zainteresowania WIOŚ była skarga sąsiada. Nie należy utożsamiać treści skargi z ustalonym stanem faktycznym.
Jeżeli zgłoszenie dotyczy na przykład emisji, wycieku lub gospodarowania odpadami, konieczne jest ustalenie, czy wskazane zdarzenie rzeczywiście miało miejsce, kiedy mogło wystąpić, czego dotyczyło oraz jakie dokumenty pozwalają odtworzyć jego przebieg.
A zatem pierwszym etapem analizy nie powinno być ustalenie, kto złożył skargę, lecz ustalenie, jakie fakty Organ zamierza zweryfikować.
Kontrola WIOŚ – dlaczego dokumenty mają znaczenie?
W toku kontroli Organ gromadzi informacje, które mogą następnie zostać wykorzystane przy ocenie działalności przedsiębiorcy.
Z perspektywy dalszego postępowania znaczenie ma nie tylko to, czy określony dokument znajduje się w aktach. Istotne jest również, w jaki sposób jego treść została wykorzystana przy ustalaniu stanu faktycznego.
W praktyce należy więc zestawić ze sobą trzy elementy:
fakt – dokument – ustalenie Organu.
Jeżeli przedsiębiorca twierdzi, że określone zdarzenie przebiegało inaczej niż wynika to z ustaleń kontroli, samo zakwestionowanie stanowiska Organu może nie być wystarczające. Należy wskazać konkretną okoliczność, dokument lub informację, która prowadzi do odmiennego wniosku.
Podobnie w sytuacji, gdy przedsiębiorca przekazał Organowi dokument, którego treść ma znaczenie dla sprawy. Należy ustalić, czy dokument ten został uwzględniony oraz jakie znaczenie przypisano wynikającym z niego informacjom.
W toku postępowania znaczenie ma nie tylko treść pojedynczego dokumentu, lecz również to, w jaki sposób jego treść została wykorzystana do ustalenia stanu faktycznego i czy znajduje potwierdzenie w pozostałym materiale sprawy.
Protokół kontroli WIOŚ – co należy w nim sprawdzić?
Protokół kontroli dokumentuje ustalenia dokonane w toku czynności. Z tego względu jego treść powinna zostać zestawiona z dokumentacją przedsiębiorstwa oraz rzeczywistym przebiegiem zdarzeń.
W szczególności należy porównać opis zawarty w protokole z:
– dokumentami dotyczącymi okresu objętego kontrolą,
– dokumentacją środowiskową,
– dokumentami dotyczącymi odpadów lub innego przedmiotu kontroli,
– wcześniejszą korespondencją z Organem,
– dokumentami przedstawionymi podczas kontroli.
Następnie należy sprawdzić:
– jakie fakty zostały wskazane przez Organ,
– jakie dokumenty zostały wykorzystane,
– jakie dokumenty lub okoliczności zostały pominięte,
– czy opis zawarty w protokole odpowiada rzeczywistemu przebiegowi zdarzeń,
– czy z przywołanych faktów rzeczywiście wynika wniosek sformułowany przez Organ.
Przykładowo, jeżeli dokumentacja przedsiębiorstwa wskazuje, że określone zdarzenie miało miejsce w innym okresie niż wskazany w ustaleniach kontroli, sama rozbieżność dat nie przesądza jeszcze o jej znaczeniu. Konieczne jest ustalenie, czy różnica ta wpływa na stan faktyczny przyjęty przez Organ i na dalszą ocenę sprawy.
Jeżeli natomiast dokument znajduje się w materiale sprawy, ale wnioski Organu nie uwzględniają informacji wynikających z jego treści, należy ustalić, jakie znaczenie ma takie pominięcie.
Nie wystarczy zatem sprawdzić, czy protokół zawiera opis nieprawidłowości. Należy sprawdzić, w jaki sposób opis ten został zbudowany.
Jak Organ ocenia materiał zgromadzony podczas kontroli?
W postępowaniu administracyjnym poszczególne dokumenty i informacje nie funkcjonują w oderwaniu od siebie. Organ ustala stan faktyczny, a następnie odnosi go do przepisów mających zastosowanie w konkretnej sprawie.
Dlatego przy analizie kontroli warto odtworzyć tok rozumowania prowadzący od dokumentu do wniosku.
Przykładowy schemat wygląda następująco:
dokument → ustalony fakt → przepis lub zasada → zastosowanie do sytuacji przedsiębiorcy → wniosek Organu.
Jeżeli któryś z tych elementów nie został prawidłowo wykazany, należy ocenić, jakie znaczenie ma to dla dalszego postępowania.
Nie każda różnica pomiędzy stanowiskiem przedsiębiorcy a stanowiskiem Organu oznacza bowiem ten sam problem. Znaczenie ma to, czy rozbieżność dotyczy faktu, dowodu, oceny materiału czy zastosowania przepisu.
Przykładowo, jeżeli Organ wyprowadza wniosek o określonym sposobie prowadzenia działalności z jednego dokumentu, warto sprawdzić, czy pozostała dokumentacja potwierdza taki sposób ustalenia stanu faktycznego. Jeżeli natomiast dokument wskazuje okoliczność odmienną od przyjętej przez Organ, znaczenie ma to, czy okoliczność ta została wyjaśniona i uwzględniona przy dalszej ocenie sprawy.
W konsekwencji analiza kontroli powinna prowadzić do odpowiedzi na konkretne pytanie: czy wniosek Organu wynika z prawidłowo ustalonego stanu faktycznego i materiału zgromadzonego w sprawie?
Co zrobić po otrzymaniu protokołu kontroli WIOŚ?
Po otrzymaniu protokołu warto uporządkować dokumentację w kolejności odpowiadającej przebiegowi zdarzeń.
W pierwszej kolejności należy zebrać dokumenty dotyczące przedmiotu kontroli. Następnie warto zestawić je z poszczególnymi ustaleniami zawartymi w protokole.
Pomocne jest przygotowanie chronologii obejmującej:
1. zdarzenie, które mogło być przyczyną zainteresowania WIOŚ,
2. działania przedsiębiorcy przed kontrolą,
3. czynności wykonane podczas kontroli,
4. dokumenty przedstawione Organowi,
5. ustalenia zawarte w protokole,
6. późniejszą korespondencję dotyczącą sprawy.
Takie zestawienie pozwala ustalić, gdzie występuje zgodność pomiędzy dokumentacją a ustaleniami Organu, a gdzie pojawiają się rozbieżności.
Szczególnego znaczenia nabierają sytuacje, w których:
– Organ przyjął fakt, którego przedsiębiorca nie potwierdza dokumentami,
– istotny dokument nie został uwzględniony przy ocenie sprawy,
– opis zdarzenia nie odpowiada dokumentacji,
– ustalenie dotyczy innego okresu niż dokumenty, na których opiera się przedsiębiorca,
– z przywołanego dowodu nie wynika wniosek przedstawiony przez Organ.
W tych okolicznościach należy wskazać konkretny brak lub błąd, a następnie ocenić jego znaczenie dla dalszego postępowania.
Kontrola WIOŚ po skardze sąsiada – na czym koncentrować analizę?
Jeżeli kontrola rozpoczęła się po skardze sąsiada, naturalną reakcją przedsiębiorcy może być próba zakwestionowania samej skargi.
Z punktu widzenia postępowania istotniejsze jest jednak przejście od treści zgłoszenia do materiału zgromadzonego przez Organ.
Należy zatem rozdzielić cztery kwestie:
co zgłoszono → co Organ sprawdził → co ustalił → z czego wynikają te ustalenia.
Jeżeli zgłoszenie wskazywało na określone zdarzenie, a kontrola nie potwierdziła wszystkich jego elementów, znaczenie ma to, które okoliczności zostały ostatecznie ustalone.
Jeżeli natomiast Organ przyjął określone ustalenie, należy sprawdzić, jakie dokumenty lub inne dowody je potwierdzają.
Właśnie w tym miejscu istotne jest doświadczenie w analizowaniu postępowań prowadzonych na podstawie dokumentacji z kontroli. W toku postępowania znaczenie ma nie tylko treść pojedynczego dokumentu, lecz również to, czy jego treść znajduje potwierdzenie w pozostałym materiale i w jaki sposób została wykorzystana do ustalenia stanu faktycznego.
To pozwala ocenić sprawę z perspektywy całego materiału, a nie wyłącznie pojedynczego ustalenia zawartego w protokole.
Co przygotować przed kontrolą WIOŚ?
Jeżeli przedsiębiorca otrzymał informację o planowanej kontroli, warto wcześniej uporządkować dokumentację dotyczącą jej przedmiotu.
W zależności od zakresu kontroli może to obejmować dokumenty dotyczące prowadzonej działalności, dokumentację środowiskową, dokumenty związane z odpadami lub innym przedmiotem kontroli oraz wcześniejszą korespondencję z organami.
Nie chodzi jednak o samo zgromadzenie dokumentów.
Konieczne jest również ustalenie:
– czego dotyczy każdy dokument,
– jakiego okresu dotyczy,
– jaki fakt potwierdza,
– czy odpowiada informacjom zawartym w dokumentacji przedsiębiorstwa,
– czy może mieć znaczenie dla okoliczności objętych kontrolą.
Dopiero takie zestawienie pozwala ocenić, czy dokumentacja przedsiębiorstwa tworzy spójny obraz stanu faktycznego.
Kontrola WIOŚ a dalsze postępowanie administracyjne
Kontrola może stanowić etap prowadzący do dalszych czynności organu ochrony środowiska. Dlatego sposób ustalenia i udokumentowania stanu faktycznego może mieć znaczenie również po zakończeniu samej kontroli.
Z tego względu nie należy ograniczać analizy do pytania, czy przedsiębiorca zgadza się z ustaleniami WIOŚ.
Należy ustalić:
jaki fakt przyjął Organ, jaki dowód go potwierdza, jaki przepis ma zastosowanie oraz jaki wniosek został z tych elementów wyprowadzony.
Jeżeli pominięto istotny dokument lub okoliczność, należy wskazać, czego dotyczyło pominięcie, dlaczego dana informacja była istotna i jaki może mieć wpływ na dalszą ocenę sprawy.
Wobec powyższego prawidłowa analiza kontroli WIOŚ nie kończy się na przeczytaniu protokołu. Wymaga zestawienia jego treści z dokumentami, chronologią zdarzeń oraz podstawą prawną mającą zastosowanie do konkretnego stanu faktycznego.
Podsumowanie
Kontrola WIOŚ po donosie lub skardze sąsiada nie powinna być analizowana wyłącznie przez pryzmat przyczyny, dla której Organ zainteresował się przedsiębiorstwem.
Dla właściciela firmy istotne jest ustalenie:
– czego dokładnie dotyczyła kontrola,
– jaki stan faktyczny przyjął Organ,
– na jakich dokumentach i innych dowodach oparto poszczególne ustalenia,
– czy uwzględniono wszystkie istotne okoliczności,
– czy treść protokołu odpowiada rzeczywistemu przebiegowi zdarzeń,
– jakie znaczenie mają ustalenia kontroli dla dalszego postępowania.
A zatem punktem wyjścia powinny być fakty i dokumenty, a następnie sposób, w jaki zostały one wykorzystane przez Organ do ustalenia stanu faktycznego.
Jeżeli chcą Państwo omówić znaczenie ustaleń zawartych w dokumentacji konkretnej kontroli WIOŚ, zachęcam do bezpośredniego kontaktu.
