Podpis elektroniczny w praktyce

Podpis elektroniczny odgrywa coraz większą rolę w życiu codziennym, umożliwiając zdalne załatwianie formalności, podpisywanie dokumentów oraz kontakt z urzędami. Czasem wydaje się, że korzystanie z cudzego podpisu elektronicznego może być prostsze – na przykład, gdy księgowy składa dokumenty za przedsiębiorcę, korzystając z jego profilu zaufanego, lub gdy sekretarka na prośbę kierownika podpisuje dokumenty jego podpisem. Choć takie praktyki mogą wydawać się wygodne, polskie prawo jednoznacznie zakazuje takich działań, nawet za wyraźną zgodą właściciela podpisu. Poniżej omówię podstawy prawne, potencjalne konsekwencje oraz przykłady z orzecznictwa.

Podstawy prawne

Zgodnie z ustawą o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej z 2016 r., podpis elektroniczny przypisany jest wyłącznie do jednej osoby, która ma pełną kontrolę nad jego użyciem. Warto zwrócić uwagę na art. 40 ustawy, który wyraźnie wskazuje, że nie można korzystać z cudzego podpisu elektronicznego, nawet jeśli jego właściciel wyrazi na to zgodę:

„Kto składa kwalifikowany podpis elektroniczny lub zaawansowany podpis elektroniczny z wykorzystaniem danych do składania podpisu elektronicznego przyporządkowanych do innej osoby, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3.”

Ten przepis ma na celu ochronę integralności podpisu elektronicznego, który pełni rolę oświadczenia woli w kontaktach prawnych, urzędowych i biznesowych. Podobnie jak własnoręczny podpis na papierze, podpis elektroniczny nie może być składany przez osoby trzecie. Udostępnienie danych do podpisu elektronicznego osobie trzeciej, nawet w celach służbowych, może prowadzić do odpowiedzialności karnej.

Przykłady z życia

W codziennym funkcjonowaniu firm zdarzają się sytuacje, w których korzystanie z cudzego podpisu wydaje się wygodniejsze. Oto dwa typowe przykłady:

1. Menedżer deleguje asystenta – Menedżer jest zajęty i nie ma czasu, więc prosi asystenta o podpisanie umów w jego imieniu, dając mu dostęp do karty kryptograficznej i PIN. Choć takie działania mogą wydawać się praktyczne, są one niezgodne z przepisami ustawy o usługach zaufania.
2. Księgowy korzysta z profilu zaufanego przedsiębiorcy – Przedsiębiorca prosi swojego księgowego o złożenie dokumentów podatkowych, logując się na jego profil zaufany. Taki sposób postępowania również jest niezgodny z prawem, gdyż księgowy nie jest właścicielem podpisu.

Orzecznictwo sądowe

Przykładem zastosowania omawianych przepisów jest wyrok Sądu Rejonowego w Łowiczu z 2020 roku. W tej sprawie pracownik gminy sześciokrotnie korzystał z podpisu elektronicznego swojego przełożonego, składając podpisy na dokumentach przesyłanych do publikacji w Dzienniku Urzędowym. Choć przełożony był świadomy tych działań, sąd uznał, że postępowanie pracownika było niezgodne z przepisami i zakwalifikował je jako czyn z art. 40 ust. 1 ustawy:

„Czyn zarzucany oskarżonej zagrożony jest karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3. (…) Oskarżona przyznała się do zarzucanego jej czynu. Okoliczności czynu i wina nie budzą wątpliwości.”

W tym przypadku, choć nie doszło do szkody, sąd warunkowo umorzył postępowanie na rok próby, formalnie jednak uznając, że działanie to stanowiło przestępstwo.

Bezpieczeństwo danych i alternatywne rozwiązania

Podpis elektroniczny to narzędzie, które wymaga zachowania najwyższych standardów bezpieczeństwa. Dane służące do składania podpisu muszą być kontrolowane wyłącznie przez osobę, której podpis dotyczy. Współdzielenie kart kryptograficznych, PIN-ów czy haseł jest niedozwolone i może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.

W przypadku konieczności skorzystania z pomocy osoby trzeciej przy podpisywaniu dokumentów, alternatywnym rozwiązaniem może być zdalne udostępnienie pulpitu komputera za pomocą aplikacji takich jak AnyDesk. W takim przypadku osoba uprawniona do podpisu ma pełną kontrolę nad podpisywaniem dokumentu, a osoba trzecia jedynie wspiera technicznie, nie składając podpisu w jej imieniu.

Wnioski

Korzystanie z cudzego podpisu elektronicznego jest niezgodne z prawem, nawet jeśli odbywa się za zgodą właściciela podpisu. Warto pamiętać, że podpis elektroniczny jest nie tylko narzędziem, ale również formą oświadczenia woli, której nikt nie może złożyć w naszym imieniu. Istnieją jednak sposoby na bezpieczne delegowanie zadań związanych z obsługą dokumentów, takie jak pełnomocnictwa elektroniczne czy techniczne wsparcie zdalne.

Zalecenia dla przedsiębiorców i osób prywatnych

1. Unikaj współdzielenia danych do podpisu elektronicznego – w przypadku potrzeby delegowania obowiązków korzystaj z narzędzi, które umożliwiają autoryzację podpisów przez odpowiednie osoby.
2. Rozważ użycie zdalnych aplikacji – programy takie jak AnyDesk pozwalają na udostępnienie pulpitu osobie trzeciej, która może pomóc w przygotowaniu dokumentu, ale podpis pozostaje pod kontrolą właściciela.
3. Pełnomocnictwa elektroniczne – warto rozważyć upoważnienie innych osób do działania w imieniu firmy za pomocą pełnomocnictw, które mogą obejmować również prawo do podpisywania określonych dokumentów.