Rezygnacja jedynego członka zarządu w Spółce

Witam serdecznie,

mimo ogromu obowiązków i zobowiązań nie tylko prawniczych z wielką radością i przyjemność postanowiłem, mam nadzieję, napisać na ciekawy temat..

Dziś zamierzam podjąć temat ważny dla osób piastujących funkcje w zarządach spółek – w szczególności najpowszechniejszej formy prawnej jaką jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, tj. rezygnacja członka zarządu w sytuacji gdy jest on zarazem jedyną osobą w organie reprezentacji lub też gdy jednocześnie uczynią to wszyscy członkowie zarządu (w przypadku zarządu wieloosobowego).

Kilka słów o wygaśnięciu mandatu członka zarządu

Zakończenie pełnienia funkcji i uczestnictwa w zarządzie przez daną osobę to inaczej wygaśnięcie mandatu.

Kodeks Spółek Handlowych wskazuje cztery sytuacje kiedy dochodzi do wygaśnięcia mandatu członka zarządu (vide art. 202 KSH):

• mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu lub w przypadku jeżeli kadencja trwa dłużej niż jeden rok w dniu zatwierdzenia sprawozdania finansowego za ostatni rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu lub też w sytuacji jeżeli członkowie zarządu są powołani na okres wspólnej kadencji – wtedy mandat członka wygasa wraz z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków zarządu; pamiętać musimy, ze umowa spółki może wprowadzać tu pewne modyfikacje dlatego zawsze należy się zapoznać z umową spółki,
• w przypadku śmierci członka zarządu,
• odwołania ze składu zarządu,
• oświadczenie o rezygnacji.

W niniejszym tekście skupimy się właśnie na ostatniej możliwości tj. „oświadczeniu o rezygnacji”.

Forma oświadczenia o rezygnacji członka zarządu

Niewątpliwie oświadczenie o rezygnacji jest formą czynności prawnej, wynika to wprost z ogólnych przepisów Kodeksu cywilnego (vide art. 60 Kodeksu cywilnego).

Może ono zatem zostać złożone w dowolnej formie zarówno ustnej, pisemnej jak również elektronicznej.

Jednakże dla swej skuteczności i wywarcia skutków prawnych musi ono dojść do adresata w tym wypadku Spółki reprezentowanej przez zarząd lub prokurentów (jednakże w zakresie prokurentów należy zachować ostrożność) celem możliwości zapoznania się z tym oświadczeniem– wprost wynika to z art. 61 Kodeksu cywilnego dotyczącego oświadczeń woli.

Przepisy ani ogólne ani szczegółowe nie wskazują formy prawnej oświadczenia o rezygnacji o czym wspominałem powyżej jednakże jest to bardzo ważna decyzja – jedynie bowiem skuteczne złożenie oświadczenia wywołuje swój skutek, niezależnie od tego ze względów praktycznych warto mieć dowód złożenia oświadczenia o rezygnacji.

W mojej ocenie zatem najlepiej jest złożyć oświadczenie o rezygnacji w formie pisemnej – w przypadku złożenia w siedzibie Spółki warto mieć drugi egzemplarz oświadczenia rezygnacji na którym pojawi się pieczątka z datą złożenia i podpis osoby przyjmującej, jeżeli zdecydujemy się na nadanie pocztą warto to zrobić listem poleconym za potwierdzeniem odbioru zaś na rewersie potwierdzenia odbioru w polu dodatkowe informacje zawrzeć informację, że list zawiera oświadczenie o rezygnacji.

Oczywiście oświadczenie o rezygnacji można złożyć również elektronicznie – jednakże należy zapewnić sobie potwierdzenie odebrania wiadomości o rezygnacji gdyż to po naszej stronie będzie wykazanie, że nasza rezygnacja została doręczona i odebrana, bądź ustnie jednakże powinien być świadek tych okoliczności – zdecydowanie jednak odradzam tą formę złożenia oświadczenia o rezygnacji z uwagi na trudności dowodowe.

W przypadku jeżeli mamy do czynienia ze Spółką w której jedyny wspólnik jest również jedynym członkiem zarządu oświadczenie o rezygnacji musi mieć formę aktu notarialnego.

Pamiętajmy o jeszcze jednym ważnym aspekcie w przypadku jeżeli siedziba Spółki i siedziba zarządu nie są tożsame należy pismo o rezygnacji zaadresować na adres siedziby zarządu.

Jak dokonać skutecznej rezygnacji z pełnienia funkcji członka zarządu w Spółce?

Co do zasady Spółka nie powinna zostać bez zarządu (oczywiście może dojść do takiej sytuacji gdy np. jedyny członek zarządu umrze lub zaistnieją inne okoliczności określone w przepisach), zaś każda sytuacja wymaga powołania zarządu celem zapewnienia ciągłości reprezentacji lub zostanie wszczęte postępowanie przymuszające przez Sąd, który może ustanowić kuratora dla Spółki lub inną osobę (w zakresie dozwolony przepisami prawa), która będzie miała doprowadzić do powołania zarządu.

Przepisy same przez się również ograniczają możliwość zaistnienia sytuacji gdy w wyniku złożenia oświadczenia o rezygnacji przez jedynego członka zarządu dochodzi do sytuacji, że Spółka pozostaje bez zarządu (wprost wynika to z art. 202 §6 KSH).

Warunkuje to również procedurę i możliwość złożenia skutecznej rezygnacji.

W przypadku jeżeli w zarządzie jest co najmniej dwóch członków zarządu i jeden z nich chce złożyć rezygnację nie ma w tym zakresie ograniczeń.

Sytuacja ma się jednak zgoła inaczej gdy jedyny członek zarządu lub też wszyscy członkowie zarządu składają jednocześnie rezygnację.

W takiej sytuacji dla swej skuteczności oświadczenie o rezygnacji musi nastąpić w specjalnej procedurze przewidzianej w art. 202 §6 KSH.

Polega ona na tym, że jedyny członek zarządu lub w przypadku jeżeli cały zarząd jednocześnie składa oświadczenie o rezygnacji składają oświadczenie o rezygnacji oraz zwołują Zgromadzenie Wspólników. Do zaproszenia na Zgromadzenie wspólników należy dołączyć oświadczenie o rezygnacji.

Zgromadzenie takie zwoływane jest w trybie art. 2331 KSH z wyłączeniem art. 235 §1 KH tj. członek zarządu jest obowiązany zwołać Zgromadzenie Wspólników.

Rezygnacja jest skuteczna i wywołuje efekt z dniem następującym po dniu, na którym zwołano Zgromadzenie Wspólników i nie ma znaczenia czy powołano nowy zarząd na tym Zgromadzeniu lub też faktycznie się odbyło w terminie wskazanym w zaproszeniu.

Rezygnacja jest również skuteczna niezależnie od tego czy zostanie dokonana zmiana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego rejestru Sądowego polegająca na wykreśleniu członka zarządu, który złożył skuteczną rezygnację jednakże warto zadbać o ten aspekt.

Skutki złożenia skutecznej rezygnacji

W momencie złożenia skutecznej rezygnacji mandat członka zarządu wygasa oraz zmienia się sytuacja materialnoprawna w zakresie odpowiedzialności członka zarządu gdyż:

odpowiada on wyłącznie za zobowiązania oraz obowiązki do chwili złożenia skutecznej rezygnacji.

Brak skutecznego złożenia rezygnacji powoduje, że w takim wypadku dana osoba nadal posiada status członka zarządu zaś jego mandat nie wygasa co powoduje podtrzymanie odpowiedzialności w następujących zakresach:

• bieżące zobowiązania Spółki,
• bieżące obowiązki członka zarządu,
• odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe, ZUS oraz inne daniny publiczne,
• odpowiedzialność za zobowiązania w przypadku bezskuteczności egzekucji stosownie do art. 299 KSH,
• obowiązek terminowego złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości pod rygorem osobistej odpowiedzialności członka zarządu.

Jest jeszcze jeden ważny aspekt o którym należy pamiętać przy składaniu rezygnacji o czym często osoby zainteresowane zapominają i spotykają się z negatywnymi skutkami.

Musimy pamiętać, że przepisy Kodeksu spółek handlowych wskazują, że do złożenia rezygnacji przez członka zarządu stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie (art. 202 §5).

Tu pojawia się istotna pułapka bowiem jeżeli członek zarządu pełni swoją funkcję odpłatnie powinien podać uzasadniony i powód rezygnacji.

Dlaczego jest to ważne?

W sytuacji jeżeli pełnimy funkcję członka zarządu odpłatnie to brak ważnego powodu i uzasadnienia rezygnacji będzie mógł skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą wobec Spółki za nieuzasadnione złożenie rezygnacji.

Sytuacja nie będzie miała zastosowania jeżeli funkcja członka zarządu jest pełniona nieodpłatnie – wtedy nie trzeba uzasadniać i wskazywać ważnego powodu rezygnacji.

W ten oto sposób dotarliśmy do szczęśliwego finału.

Mam nadzieję, że mój krótki tekst będzie pomocny, w razie pytań zapraszam do kontaktu.