Portal Rejestrów Sądowych a system S24

Od 1 lipca 2021 r. kontakt przedsiębiorców z właściwym sądem rejestrowym przebiega wyłącznie w sposób elektroniczny (wyjątkiem jest konieczność wysłania oryginałów załączonych jako skany w PRS i nie opatrzonych podpisem elektronicznym lub nie poświadczonych przez profesjonalnego pełnomocnika). Przedsiębiorca może kontaktować się z sądem poprzez znany już od kilku lat system S24 dostępny na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/s24/ (dalej: S24) lub poprzez Portal Rejestrów Sądowych https://ekrs.prs.ms.gov.pl (dalej PRS) – zależnie od wybranej formy rejestracji spółki lub dokonywania zmian w toku jej działalności.

Przede wszystkim trzeba wskazać, że system S24 oraz PRS to nie są te same systemy, przedsiębiorca zatem musi wybrać na etapie rejestracji spółki drogę kontaktu z sądem. W S24 nie jest możliwe założenie każdej formy spółki, a system wymusza wiele uproszczonych rozwiązań, co ma swoje zalety, ale również szereg wad. PRS to system do komunikacji z sądem zastępujący wysyłanie korespondencji drogą tradycyjną za pomocą operatora pocztowego. Zatem dedykowany jest dla każdej spółki, jaka założona została w drodze tradycyjnej – w kancelarii notarialnej – oraz dla spółek, które co prawda założone zostały w systemie S24, a następnie w toku swojej działalności zmieniły notarialnie umowę spółki. Ww. wiąże się de facto z obowiązkiem posiadania przez przedsiębiorcę aktywnych kont w każdym z ww. systemów lub/i korzystania z pomocy profesjonalnego pełnomocnika.

Niżej wskazano podstawowe różnice pomiędzy obydwoma systemami.

S24

S24 funkcjonuje od kilku lat w polskim systemie prawa, jego podstawową zaletą jest szybki czas rejestracji spółki (do 3 dni roboczych jeśli wniosek został prawidłowo złożony i nie zawiera braków) oraz niższe koszty rejestracji.

Jego podstawową wadą jest szablonowy wzór umowy spółki, który został narzucony Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 stycznia 2015 r. w sprawie określenia wzorców dotyczących spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnionych w systemie teleinformatycznym. Ponadto nie każdą formę spółki osobowej czy kapitałowej można założyć w systemie S24. – obecnie w systemie S24 można zarejestrować spółkę:

• jawną
• komandytową
• z ograniczoną odpowiedzialnością
• prostą spółkę akcyjną.

W konsekwencji jest to możliwość dostępna nie dla wszystkich podmiotów gospodarczych.

Jeśli wspólnicy zdecydują się na zawarcie umowy spółki jawnej, komandytowej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy statutu prostej spółki akcyjnej za pomocą S24 – nie mają możliwości ingerencji w tekst ww. umowy/statutu – w takim też brzmieniu jest automatycznie generowany przez system. Swoboda woli wspólników ogranicza się do wypełnienia odpowiednich pól w generowanym w systemie formularzu, ewentualnie wyboru odpowiedniego wariantu klauzuli oraz finalnego podpisu przez przyszłych wspólników tak wygenerowanej umowy. Nie ma możliwości zmiany poszczególnych klauzul, ani dopisania czegokolwiek w formularzu umowy spółki. Kapitał zakładowy można pokryć wyłącznie wkładami pieniężnymi – nie ma możliwości wnoszenia aportów przy rejestracji spółki czy zmianie umowy w S24.

Dlatego warto zapoznać się uprzednio z samymi wzorami poszczególnych umów spółki i warto wnikliwie przeanalizować te klauzule nie tylko w aspekcie wyboru poszczególnych wariantów, ale przede wszystkim w aspekcie ich adekwatności do potrzeb wspólników.

Niemniej jednak prostota rejestracji, generowania wzorców i treści samych wzorców dokumentów w S24 jest czasami wskazywana jako atut tego rozwiązania, przyszli wspólnicy mogą łatwo zapoznać się z umową spółki, która raczej jest na tyle prosta, że nie zawsze budzi istotne wątpliwości. Rola wspólników ogranicza się do uzupełnienia luk i wyboru jednego z kilku wariantów proponowanych przez S24. W systemie generowana jest umowa oraz większość załączników do wniosku (należy pamiętać o konieczności załączania dodatkowych oświadczeń dotyczących statusu cudzoziemca, posiadania nieruchomości w Polsce oraz adresów do doręczeń dla wspólników i Zarządu) i sam wniosek, w systemie wspólnicy podpisują umowę spółki, a Zarząd spółki pozostałe dokumenty stanowiące załączniki do wniosku. Sam wniosek wysyłany jest w S24 i za pośrednictwem tego systemu opłacany.

Istotną zaletą są znacznie niższe koszty (opłata sądowa jest niższa, nie ma kosztów notarialnych – koszt wpisu w KRS wraz z MSIG wynosi 350,60 zł, w tym opłata manipulacyjna)) oraz krótszy czas rejestracji (do 3 dni roboczych), wspólnicy nie muszą znajdować się przy jednym komputerze podczas rejestracji w S24.

Wszystkie osoby podpisujące umowę spółki (wspólnicy i biorące udział w jej rejestracji – Zarząd/Rada Nadzorcza/Rada Dyrektorów) muszą mieć aktywne konto w systemie S24 oraz muszą mieć możliwość złożenia elektronicznego podpisu Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub podpisem osobistym. Po stronie wspólników istnieje konieczność zapłaty PCC oraz samodzielnego złożenia deklaracji.

PRS

W założeniu PRS służy do kontaktu przedsiębiorcy z sądem rejestrowym i z dniem 1 lipca 2021 r. zastąpił dotychczasowa tradycyjną formę korespondencji z sądem realizowaną głównie za pomocą operatora pocztowego. Warto zapoznać się z materiałami instruktażowymi dostępnymi na stronie PRS. Trzeba pamiętać, że jest to system służący do rejestracji nowych spółek lub zmian umowy/statutu istniejących podmiotów zakładanych lub zmienianych w formie aktu notarialnego. W konsekwencji koszty będą porównywalne jak dotąd – będą obejmowały taksę notarialną oraz podatek PCC (tu notariusz jest płatnikiem), wyższy jest koszt wpisu do KRS i MSIG (łącznie 600,00 zł) w porównaniu do S24 oraz znacznie dłuższy czas rejestracji czy nowego podmiotu czy zmian w rejestrze przedsiębiorców krajowego rejestru sądowego w odniesieniu do podmiotów już istniejących – spółka powinna zostać zarejestrowana w ciągu 7 dni, w praktyce trudno przewidzieć, kiedy określony wniosek o wpis zostanie rozpoznany przez sąd rejestrowy (z reguły rozpoznawany w terminie do około miesiąca) – praktyka jest bardzo różna zależnie od poszczególnych sądów rejestrowych.

Pozytywnie należy ocenić fakt, iż w PRS generuje się jeden formularz – należy rozwijać kolejne pola zależnie od zakresu potrzeb wspólników i wprowadzanych zmian, ponadto wszystkie akty notarialne załączane są za pomocą wskazania numeru CREWAN – nie ma zatem konieczności skanowania aktów notarialnych czy następczego wysyłania ich do sądu.

Negatywnie należy ocenić konieczność dosyłania drogą tradycyjną (pocztą) załączników do wniosku, o ile nie zostały podpisane podpisem elektronicznym lub poświadczone przez profesjonalnego pełnomocnika. Budzi to wiele problemów i wątpliwości praktycznych.

Niezależnie od wyboru jednego z ww. systemów dla nowego podmiotu nadanie numerów REGON i NIP odbywa się automatycznie, na podstawie zgłoszeń złożonych przy rejestracji spółki w KRS, zgłoszenie NIP-8 oraz zgłoszenie VAT-R składa się do urzędu skarbowego właściwego dla adresu spółki. Ponadto każdy przedsiębiorca działający w formie spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej oraz akcyjnej (z wyjątkiem publicznych spółek akcyjnych) musi zgłosić informacje dotyczące beneficjentów rzeczywistych spółki do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Jeśli chodzi o rejestrację spółki – wybór między PRS a S24 nie oznacza, że powstają dwa rodzaje spółek. Odpowiednie przepisy kodeksu spółek handlowych stosuje się zarówno do spółek założonych tradycyjnie w kancelarii notarialnej, jak i tych tworzonych przez internet w S24. Odrębności dotyczą jedynie etapu samej rejestracji, natomiast podstawy i zasady funkcjonowania są takie same. Każdorazowo należy przeanalizować potrzeby wspólników oraz dokonać wyboru drogi rejestracji nowego podmiotu.