Przepisy, które określają zasady funkcjonowania spółek prawa handlowego podlegają ciągłym zmianom i dostosowaniu do aktualnych zdobyczy techniki, powszechnego korzystania ze środków porozumienia się na odległość i aktualnych potrzeb rynku.
Naprzeciw tym potrzebom ponownie wyszedł ustawodawca wprowadzając przepisy zmieniające sposób składania wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego. Zmiany mają wyeliminować składanie wniosków w formie papierowej (takie wnioski będą podlegały zwrotowi) i zastąpić je wyłącznie wnioskami elektronicznymi. W tym celu Ministerstwo Sprawiedliwości ma udostępnić specjalnie dedykowany program teleinformatyczny, który ma być intuicyjny w obsłudze, eliminować błędy popełniane we wnioskach papierowych i skrócić proces rejestracji spółek lub zmiany ich danych. Po zmianach wszystkie czynności sądu, referendarzy sądowych i przewodniczącego mają być utrwalane wyłączenie w systemie elektronicznym a wszelkie pisma będzie można wnosić wyłącznie za pośrednictwem systemu elektronicznego, z wyjątkiem środków zaskarżenia rozpoznawanych przez Sąd Najwyższy.
Wnioski będą podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Dokumenty, będące podstawą wpisu.
Sam wniosek będzie składany elektronicznie. Nie zawsze będzie to jednak oznaczać, że wszystkie formalności załatwimy przez internet. Niektóre dokumenty (oprócz dołączenia ich skanów do wniosku) trzeba będzie złożyć do sądu rejestrowego w oryginałach. Będziemy mieć na to 3 dni od złożenia elektronicznego wniosku. Chodzi o dokumenty, które zostaną sporządzone w tzw. zwykłej formie pisemnej (m.in. uchwały wspólników, które nie będą sporządzone w formie aktu notarialnego, listy wspólników, umowy zbycia ogółu praw i obowiązków w spółkach osobowych, które nie wymagają poświadczenia podpisów przez notariusza), a które muszą zostać złożone do KRS, aby sąd dokonał stosownego wpisu w rejestrze.
Od powyższej reguły będą istniały jednak wyjątki, które umożliwią nam całkowicie elektroniczne załatwienie sprawy z KRS. Po pierwsze, dokumenty sporządzone w formie papierowej będą mogły zostać poświadczone przez notariusza lub występującego w sprawie w charakterze pełnomocnika adwokata lub radcę prawnego. Po drugie, nie będziemy musieli też składać papierowych wersji aktów notarialnych. Już dziś działa Centralne Repozytorium Aktów Notarialnych, gdzie gromadzone są wszystkie sporządzone przez notariuszy akty, które dają podstawę do żądania wpisów w rejestrze przedsiębiorców KRS a notariusz wydając wypis aktu notarialnego wydaje również zaświadczenie potwierdzające złożenie go w repozytorium wraz z numerem pod którym go złożono. Po wprowadzeniu zmian wystarczające będzie wskazanie właściwego numeru aktu notarialnego w Centralnym Repozytorium.
Rewolucja obowiązkowa tylko w rejestrze przedsiębiorców.
Na koniec wskazać należy, że obowiązkowa elektronizacja wniosków nastąpi tylko w odniesieniu do podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców (głównie spółek osobowych i kapitałowych) a nie obejmie podmiotów wpisanych wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Wnioski dotyczące tych podmiotów nadal będą mogły być składane w formie papierowej ale będzie też możliwość złożenia ich w wersji elektronicznej. Wybór będzie należał do składających wniosek.
Data wejścia w życie nowych przepisów.
Pierwotnie postanowiono, że całkowicie elektroniczne postępowania rejestrowe miały obowiązywać od 01 marca 2020 roku. Do dziś nie został jednak udostępniony system teleinformatyczny, który takie postępowania miałby obsłużyć. Co więcej, w dniu 9 stycznia 2020 roku Sejm przyjął kolejną nowelizację, która wprowadzenie reformy odkłada o kolejne 12 miesięcy (do 01 marca 2021 roku). Ustawa nowelizująca została w dniu 06 lutego 2020 roku przyjęta przez Senat. Z uwagi na to, że wprowadził on pewne poprawki, ustawa wróciła do Sejmu i została poddana dalszemu procesowi legislacyjnemu. Wszystko wygląda na to, że na rewolucję w KRS będziemy musieli jeszcze poczekać.
