Obecnie obowiązujące przepisy podatkowe nie uzależniają już ważności faktury VAT od podpisu nabywcy towaru bądź usługi (albo osoby upoważnionej do odbioru faktury VAT). O ile stan ten jest korzystny na poziomie obrotu gospodarczego w szerokim rozumieniu – ułatwia, usprawnia i przyśpiesza go, zwłaszcza kiedy dostawca i nabywca towaru/usługi nie mają fizycznej możliwości spotkania się albo wiązałoby się to z kosztami nieuzasadnionymi ze względu na przedmiot samej transakcji, o tyle może to prowadzić do trudności procesowych jeżeli mimo wykonania usługi albo dostarczenia towaru nabywca nie wywiązuje się z obowiązku z zapłaty w przewidzianym terminie płatności.
W przypadkach kiedy po upływie terminu płatności nabywca nie wykazuje jakiejkolwiek woli spłaty zobowiązania, to jest unika kontaktu z dostawcą i nie zajmuje żadnego stanowiska po otrzymaniu wezwania do zapłaty albo będąc już w opóźnieniu z płatnością składa deklaracje spłaty, z których nie wywiązuje się albo też jego propozycja spłaty rażąco wykracza poza zakres pola do negocjacji akceptowanego przez dostawcę (np. zobowiązanie, które winno być uregulowane w terminie 7 dni od daty wystawienia faktury VAT, nabywca chciałby uregulować w ratach rozłożonych na 5 lat, na co dostawca się nie godzi), w pełni uzasadnione jest dążenie dostawcy do sprawnego załatwienia sprawy na poziomie postępowania sądowego, aby jego płynność finansowa nie została trwale zaburzona.
Zważywszy na dostępne moment niniejszej porady rodzaje postępowań cywilnych w przypadku zobowiązań pieniężnych, najkorzystniejszą formą jest postępowanie nakazowe i wydawany w nim nakaz zapłaty. W przypadku wniesienia pozwu zawierającego wniosek o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym (z dowodami uzasadniającymi wydanie takiego nakazu) pozwany (nabywca) otrzymuje odpis pozwu dopiero wraz z nakazem zapłaty, a więc z już wydanym orzeczeniem, co znacznie przyśpiesza postępowanie, zwłaszcza jeżeli pozwany nie chce dobrowolnie wywiązać się ze spłaty zobowiązania, gdyż, np. nigdy takiej woli nie miał, nie posiada w ogóle środków pieniężnych, które mogą mu to umożliwić albo posiadane środki pieniężne kieruje na spłatę innych zobowiązań.
Nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym można uzyskać w oparciu o kilka podstaw, m.in. podpisaną przez nabywcę fakturę VAT, którą kwalifikuje się jako „zaakceptowany przez dłużnika rachunek”. Brak podpisu nabywcy może prowadzić do konieczności rozpoznania sprawy w postępowaniu upominawczym. W takim przypadku nakaz zapłaty nie ma już takiej doniosłości prawnej jak nakaz zapłaty wydany postępowaniu nakazowym, ponieważ z chwilą wniesienia od niego sprzeciwu traci moc w zaskarżonej części.
Wskazując na zalety nakazu zapłaty wydanego w postępowaniu nakazowym należy zacząć od faktu, iż z chwilą wydania stanowi on tytuł zabezpieczenia. W praktyce oznacza to, że już w momencie otrzymania odpisu takiego nakazu, dostawca lub jego pełnomocnik może sporządzić wniosek o zabezpieczenie roszczenia pieniężnego i skierować go do komornika, zaś ten w oparciu o taki wniosek może, np. dokonać zabezpieczenia środków pieniężnych na rachunkach bankowych nabywcy, co uniemożliwi nabywcy swobodne dysponowanie tymi środkami z pominięciem zobowiązań wobec dostawcy albo też zabezpieczyć towar czy inne ruchomości znajdujące się w posiadaniu nabywcy. Odnalezione środki pieniężne zostają przekazane przez komornika na depozyt sądowy, a więc hipotetycznie możliwa jest sytuacja, że jeszcze przed uprawomocnieniem się nakazu zapłaty, środki pieniężne będą już w całości zabezpieczone na depozycie sądowym.
Kolejna kwestia to zaskarżalność nakazu zapłaty wydanego w postępowaniu nakazowym – tutaj sam fakt odwołania się przez pozwanego (nabywcę) od nakazu, tj. wniesienia zarzutów od nakazu zapłaty, nie powoduje uchylenia nakazu, a więc nakaz dalej stanowi tytuł zabezpieczenia i postępowanie zabezpieczające może być prowadzone równolegle z postępowaniem w przedmiocie owych zarzutów. Jeżeli pozwany (nabywca) nie wniesie zarzutów, nakaz uprawomocnia się a następnie na wniosek powoda (dostawcy) może zostać zaopatrzony w klauzulę wykonalności, co otwiera mu drogę do skierowania do komornika wniosku o wszczęcie egzekucji, gdzie jeżeli poprzedzało ją postępowanie zabezpieczające, w ramach którego doszło do zabezpieczenia całości bądź części dochodzonego roszczenia pieniężnego, postępowanie egzekucyjne umożliwi przekazanie środków pieniężnych zgromadzonych na depozycie sądowym wierzycielowi (dostawcy) albo sprawniejszą egzekucję z zabezpieczonych ruchomości nabywcy (towaru, sprzętu, pojazdów).
Warto zaznaczyć, że nakaz zapłaty wydany na podstawie weksla lub czeku jest jeszcze bardziej korzystny dla powoda (dostawcy), bowiem z upływem terminu do zaspokojenia roszczenia (dwa tygodnie od dnia doręczenia nakazu pozwanemu) staje się natychmiast wykonalny, co umożliwia nadanie mu klauzuli wykonalności i prowadzenie na jego podstawie postępowania egzekucyjnego, a w efekcie pełne zaspokojenie roszczenia powoda (dostawcy), nawet jeżeli pozwany (nabywca) wniósł zarzuty od nakazu i sprawa nie została jeszcze prawomocnie rozstrzygnięta przez sąd.
Podsumowując: o ile jest to możliwe, zwłaszcza w transakcjach z kontrahentami, z którymi dostawca nie ma historii współpracy albo ma podstawy twierdzić, że istnieje ryzyko braku terminowej spłaty, warto dążyć do uzyskania podpisu nabywcy (najlepiej czytelnego), co najmniej na fakturze VAT. W tym celu warto uprzednio zapoznać się z zasadami reprezentacji danego podmiotu, aby ustalić kto może w jego imieniu złożyć taki podpis.
