Rada Ministrów przygotowała projekt nowelizacji Kodeksu Pracy, który obejmuje m.in. regulacje dotyczące pracy zdalnej. Projekt jest już po pierwszym czytaniu w Sejmie. Możemy się spodziewać, że w niedługim czasie przepisy dotyczące pracy zdalnej zostaną wprowadzone do Kodeksu pracy. Poniżej przedstawiam główne regulacje dotyczące pracy zdalnej zawarte w ww. projekcie.

Pojęcie pracy zdalnej

Pracą zdalną jest praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej

Wykonywanie pracy zdalnej będzie wymagało uzgodnienia dokonanego pomiędzy pracownikiem i pracodawcą. Uzgodnienie może nastąpić już przy zawieraniu umowy o pracę lub później podczas trwania zatrudnienia zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i na wniosek pracownika.

W przypadku pracowników wyraźnie wymienionych w projekcie, jak np.: pracownik w ciąży, rodzic wychowujący dziecko do ukończenie przez nie 4. roku życia, pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika, chyba że nie będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Polecenie pracodawcy

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana również na polecenie pracodawcy:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Wykonywanie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy będzie możliwe tylko wówczas, gdy pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca ustala:

• w porozumieniu zawieranym z zakładową organizacją związkową/zakładowymi organizacjami związkowymi;
• w regulaminie – jeżeli w terminie 30 dni nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową lub w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa – po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w sposób przyjęty u pracodawcy.

Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy.

Pracodawca będzie obowiązany:

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej
• zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
• pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów zostanie określony w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu wykonywania pracy zdalnej
• zapewnić pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika materiałów i narzędzi pracy  niezapewnionych przez pracodawcę. W takim przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Ochrona danych osobowych

Pracodawca będzie dodatkowo zobowiązany określić procedury ochrony danych osobowych przez pracownika wykonującego pracę zdalną.

Okazjonalna praca zdalna

Praca zdalna będzie mogła być również wykonywana okazjonalnie na wniosek złożony przez pracownika w wymiarze do 24 dni w danym roku kalendarzowym.

Podsumowanie

Regulacje dotyczące wykonywania pracy zdalnej są od dawna oczekiwane zarówno przez pracodawców, jak i pracowników, którym wykonując pracę „z domu” łatwiej pogodzić obowiązki pracownicze i prywatne. Pracodawcy mogą zacząć zastanawiać się i przygotowywać już regulacje dotyczące wykonywania pracy. Ważne będzie zastanowienie się, jak określić zasady wykonywania pracy zdalnej, zasady przeprowadzania kontroli wykonywania tej pracy i zasady zachowania bezpieczeństwa przy wykonywaniu tej pracy. Istotne będzie również uregulowanie kwestii ochrony danych osobowych podczas wykonywania tej pracy.