Nie, wdrożenie KSeF nie zawsze będzie oznaczało konieczność wymiany systemu księgowego. W wielu firmach wystarczająca okaże się aktualizacja obecnie używanego oprogramowania albo uruchomienie dodatkowego modułu integrującego system z Krajowym Systemem e-Faktur. Kluczowe znaczenie ma to, czy dany program będzie w stanie generować faktury w wymaganym przez Ministerstwo Finansów formacie XML, prawidłowo je uwierzytelniać oraz komunikować się z KSeF zgodnie ze specyfikacją techniczną. Jeżeli te warunki zostaną spełnione, zmiana całego systemu księgowego nie będzie konieczna.
W praktyce jednak wiele przedsiębiorstw będzie musiało liczyć się z modyfikacją dotychczasowych rozwiązań, nawet jeżeli formalnie pozostaną przy tym samym programie. KSeF wymusza bowiem zmianę sposobu myślenia o fakturze – nie jako o dokumencie wystawionym w systemie firmy, lecz jako o dokumencie skutecznie wystawionym dopiero z chwilą jego przyjęcia przez system Ministerstwa Finansów. Oznacza to konieczność dostosowania procesów sprzedażowych, księgowych i kontrolnych do nowej kolejności działań, w której walidacja techniczna po stronie KSeF staje się elementem kluczowym.
W obszarze faktur sprzedażowych przedsiębiorca będzie musiał zapewnić, aby system poprawnie odwzorowywał wszystkie wymagane dane, w tym pola fakultatywne, które w określonych sytuacjach stają się obowiązkowe. Równie istotne będzie techniczne przygotowanie faktury, czyli poprawne wygenerowanie struktury XML zgodnej z aktualnym schematem opublikowanym przez MF. Po uwierzytelnieniu użytkownika faktura zostanie przesłana do KSeF, gdzie przejdzie walidację. Jeżeli system wykryje błędy, dokument nie zostanie przyjęty, a faktura nie wywoła skutków prawnych. Dopiero nadanie numeru identyfikującego fakturę w KSeF będzie potwierdzeniem jej skutecznego wystawienia.
Zmiany obejmą również obsługę faktur zakupowych. Przedsiębiorca nie będzie otrzymywał faktur w tradycyjnej formie elektronicznej z załącznikiem PDF, lecz będzie musiał pobierać je bezpośrednio z KSeF. Faktury będą udostępniane w jednolitej wizualizacji przygotowanej według wzoru Ministerstwa Finansów, a system nie zapewni automatycznej weryfikacji merytorycznej ich treści. To oznacza, że odpowiedzialność za sprawdzenie poprawności danych, stawek VAT czy zasadności odliczenia podatku pozostanie po stronie podatnika. Dodatkowym wyzwaniem będzie brak automatycznych powiadomień o nowych dokumentach, co w praktyce może wymagać cyklicznego odpytywania KSeF lub wdrożenia narzędzi komercyjnych wspierających ten proces.
Przed podjęciem decyzji o ewentualnej zmianie systemu księgowego konieczna będzie szczegółowa analiza wymagań KSeF oraz porównanie ich z funkcjonalnością używanego oprogramowania. W wielu przypadkach problemem nie będzie sam system, lecz brak spójnych procedur wewnętrznych, jasno określających, kto odpowiada za wystawienie faktury, kto kontroluje jej poprawność i na jakim etapie dokument trafia do księgowości. KSeF wymusi bowiem większą dyscyplinę w zakresie procesów wewnętrznych i jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności.
Nieodzownym elementem przygotowania do KSeF będzie także szkolenie pracowników. Osoby zajmujące się fakturowaniem i księgowością będą musiały znać nie tylko obsługę techniczną systemu, ale również skutki prawne odrzucenia faktury przez KSeF oraz zasady korekt w nowym modelu.
Ostatecznie decyzja o wymianie systemu księgowego będzie zależała od skali działalności, stopnia automatyzacji procesów oraz gotowości dostawcy oprogramowania do dostosowania go do wymogów KSeF. W wielu firmach wystarczające okażą się aktualizacje i zmiany proceduralne, w innych konieczne będzie wdrożenie nowych narzędzi. Niezależnie od wybranego rozwiązania, odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie procesu fakturowania w KSeF pozostanie po stronie podatnika, dlatego przygotowanie techniczne i organizacyjne warto zaplanować z wyprzedzeniem.
