Ekwiwalent za pracę zdalną – kiedy pracodawca zwraca pracownikowi koszty za prąd i internet. Zwrot kosztów związanych z wykonywaniem pracy.

Praca zdalna – kto płaci za sprzęt, internet i energię?

Praca zdalna na stałe weszła do Kodeksu pracy 7 kwietnia 2023 r. i od tego czasu nie jest już rozwiązaniem „awaryjnym” znanym z okresu pandemii, lecz normalną formą organizacji pracy. Nie oznacza to jednak, że pracownik wykonujący obowiązki z domu powinien samodzielnie finansować sprzęt, internet czy prąd potrzebny do pracy. Najważniejsza zasada jest bowiem stosunkowo prosta: przy regularnej pracy zdalnej pracodawca powinien zapewnić pracownikowi narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy oraz pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych koniecznych do pracy zdalnej. Nie oznacza to jednak obowiązku opłacania wszystkich prywatnych rachunków pracownika ani ogólnych kosztów utrzymania mieszkania.

W praktyce najwięcej wątpliwości budzą trzy kwestie: kto płaci za laptop do pracy zdalnej, czy pracodawca musi zwracać koszt internetu oraz jak obliczyć ryczałt za prąd i internet. Odpowiedź zależy przede wszystkim od tego, czy chodzi o regularną pracę zdalną, pracę hybrydową, pracę zdalną na polecenie pracodawcy czy pracę zdalną okazjonalną.

Praca zdalna a koszty – najważniejsza zasada

Praca zdalna nie jest odrębnym typem umowy o pracę. Pracownik nadal pozostaje zatrudniony na podstawie klasycznej umowy o pracę, a zmienia się jedynie sposób i miejsce wykonywania obowiązków. Innymi słowy, praca zdalna to forma wykonywania pracy w ramach stosunku pracy, a nie osobna kategoria zatrudnienia.

Z tego wynika podstawowa konsekwencja: skoro to pracodawca organizuje pracę, powinien również zapewnić pracownikowi warunki umożliwiające jej wykonywanie. Pracownik nie powinien finansować z własnych środków narzędzi pracy ani ponosić kosztów, które są bezpośrednio związane z wykonywaniem obowiązków służbowych. Kodeks pracy wskazuje w tym zakresie przede wszystkim na obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, a także na obowiązek pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Obowiązkowe pokrycie kosztów mediów dotyczy energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej, a nie wszystkich kosztów domowych pracownika (Art. 67²⁴. KP).

Czym jest praca zdalna w Kodeksie pracy?

Definicja pracy zdalnej

Zgodnie z art. 67¹⁸ Kodeksu pracy praca zdalna może być wykonywana całkowicie albo częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W praktyce oznacza to, że praca zdalna może przybrać różne modele. Pracownik może pracować całkowicie poza biurem, na przykład z domu, albo częściowo zdalnie i częściowo stacjonarnie, wtedy mówimy najczęściej o pracy hybrydowej. Ważne jest jednak to, że miejsce pracy zdalnej nie jest dowolne. Pracownik wskazuje miejsce, ale pracodawca musi je zaakceptować.

Nie można więc przyjąć, że pracownik zatrudniony zdalnie może samodzielnie, bez wiedzy pracodawcy, pracować z dowolnego adresu, z kawiarni, hotelu albo z zagranicy. Ma to znaczenie nie tylko organizacyjne, ale również podatkowe, ubezpieczeniowe, BHP i związane z bezpieczeństwem danych.

Praca zdalna uzgodniona, polecona i okazjonalna

Kodeks pracy przewiduje kilka praktycznych trybów pracy zdalnej. Najczęściej spotykana jest praca zdalna uzgodniona między stronami — albo już przy zawieraniu umowy o pracę, albo później, w trakcie zatrudnienia. Może ona mieć charakter stały, częściowy albo hybrydowy.

Innym trybem jest praca zdalna na polecenie pracodawcy. Może być stosowana tylko w szczególnych sytuacjach, na przykład w okresie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii albo wtedy, gdy z powodu siły wyższej pracodawca czasowo nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy. Pracownik musi przy tym złożyć oświadczenie, że ma warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Osobną kategorią jest praca zdalna okazjonalna. Przysługuje ona na wniosek pracownika w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. To forma uproszczona, przeznaczona raczej na incydentalne sytuacje, np. konieczność pozostania w domu z przyczyn osobistych. Przy pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się części obowiązków dotyczących zapewnienia narzędzi i pokrywania kosztów, co ma istotne znaczenie dla ryczałtu i ekwiwalentu.

Kto płaci za sprzęt do pracy zdalnej?

Laptop, monitor, telefon i oprogramowanie

W typowej pracy biurowej podstawowym narzędziem będzie laptop albo komputer, często również monitor, telefon służbowy, dostęp do poczty, systemów firmowych, VPN, programów antywirusowych, specjalistycznych aplikacji oraz licencji. Jeżeli dane narzędzie jest potrzebne do wykonywania obowiązków służbowych, co do zasady jego koszt powinien ponosić pracodawca. Dotyczy to nie tylko samego zakupu sprzętu. Pracodawca powinien zapewnić również instalację, serwis, konserwację, aktualizacje i ewentualne naprawy narzędzi służbowych. Jeżeli pracownik otrzymuje służbowy laptop i telefon, to awaria takiego sprzętu nie powinna być jego prywatnym problemem. Powinien działać wewnętrzny mechanizm zgłoszenia awarii i zapewnienia sprzętu zastępczego albo innego rozwiązania umożliwiającego dalszą pracę.

W zależności od stanowiska pracy obowiązek ten może obejmować także drukarkę, papier, toner, skaner, token, słuchawki, kamerę internetową czy inne akcesoria. Nie chodzi jednak o dowolne wyposażenie domowego biura, lecz o narzędzia rzeczywiście potrzebne do wykonywania konkretnych obowiązków.

Klawiatura, mysz, monitor i wymogi BHP

Praca zdalna nie wyłącza całkowicie obowiązków BHP. Jeżeli pracownik przez znaczną część czasu pracuje przy komputerze, znaczenie mają również wymogi dotyczące stanowisk wyposażonych w monitory ekranowe. Przy systemie przenośnym używanym co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy stanowisko powinno mieć monitor albo podstawkę oraz dodatkową klawiaturę i mysz.

Chodzi tu o realne bezpieczeństwo pracy. Praca przez wiele godzin przy laptopie ustawionym na kuchennym stole, bez odpowiedniej pozycji ciała, może prowadzić do przeciążeń wzroku, karku, kręgosłupa i nadgarstków. Dlatego w regulaminie pracy zdalnej warto jasno wskazać, jakie minimalne wyposażenie stanowiska jest wymagane, kto je zapewnia i jak pracownik powinien zgłaszać braki lub problemy techniczne.

Czy pracownik może używać prywatnego sprzętu?

Kiedy prywatny laptop lub telefon jest dopuszczalny?

Pracownik może korzystać z prywatnego laptopa, komputera, telefonu albo innego sprzętu, ale nie powinno odbywać się to bez ustaleń. Wymaga to uzgodnienia z pracodawcą. Sprzęt prywatny musi też zapewniać bezpieczeństwo informacji, w tym ochronę danych firmowych i danych osobowych.

W praktyce oznacza to konieczność ustalenia minimalnych wymogów technicznych: aktualnego systemu, zabezpieczeń antywirusowych, haseł, szyfrowania, dostępu przez VPN, zakazu korzystania przez osoby trzecie albo procedury zdalnego usunięcia danych w razie utraty urządzenia. Przy pracy zdalnej szczególnie ważne są zasady ochrony danych, bo dokumenty i systemy firmowe opuszczają fizyczną przestrzeń zakładu pracy.

Używanie prywatnego sprzętu bez zabezpieczeń może być ryzykowne dla obu stron. Pracownik naraża się na zarzut naruszenia procedur, a pracodawca na ryzyko incydentu bezpieczeństwa, odpowiedzialności wobec klientów i konsekwencji z zakresu ochrony danych osobowych.

Ekwiwalent za korzystanie z prywatnego sprzętu

Jeżeli strony uzgodnią, że pracownik będzie korzystał z prywatnego sprzętu, pracownikowi powinien przysługiwać ekwiwalent pieniężny. Ekwiwalent nie jest premią ani dodatkiem uznaniowym. Ma rekompensować rzeczywiste korzystanie z prywatnego mienia pracownika na potrzeby pracodawcy.

Przy ustalaniu ekwiwalentu należy brać pod uwagę przede wszystkim wartość rynkową sprzętu, stopień jego zużycia, czas wykorzystywania do pracy oraz normy zużycia. Inaczej powinno się oceniać sporadyczne użycie prywatnego telefonu, a inaczej codzienną ośmiogodzinną pracę na prywatnym laptopie kupionym przez pracownika.

Ekwiwalent nie powinien być ustalany w sposób dowolny. Jeżeli pracodawca wymaga używania prywatnego komputera do pracy zdalnej, wysokość ekwiwalentu powinna uwzględniać zasady wskazane w art. 67²⁴ ​§ 5 Kodeksu pracy, w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe, a także ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy oraz ceny rynkowe tego materiału. Przy ustalaniu ekwiwalentu należy też brać pod uwagę koszty usług telekomunikacyjnych, energii elektrycznej oraz inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej.

Kto płaci za internet przy pracy zdalnej?

Przy regularnej pracy zdalnej koszt internetu nie powinien obciążać wyłącznie pracownika. Kodeks pracy wskazuje, że pracodawca ma obowiązek pokryć koszty usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. W praktyce najczęściej chodzi o internet stacjonarny albo mobilny.

Czy pracodawca musi zwrócić cały rachunek za internet?

Pracownik nie może automatycznie żądać zwrotu całego prywatnego rachunku za internet tylko dlatego, że część obowiązków wykonuje z domu. Internet jest zwykle wykorzystywany także prywatnie, przez pracownika, domowników, do rozrywki, nauki, zakupów albo innych celów niezwiązanych z pracą.

Zwrot powinien obejmować tę część kosztu, która odpowiada wykorzystaniu internetu do pracy. Dlatego przy pracy hybrydowej naturalne jest uwzględnienie liczby dni pracy zdalnej w miesiącu. Pracownik, który pracuje z domu dwa dni w tygodniu, nie generuje takich samych kosztów służbowych jak osoba wykonująca pracę zdalną przez cały miesiąc.

Jak obliczyć koszt internetu?

Przepisy nie narzucają jednego wzoru. Pracodawca może przyjąć rozsądną, obiektywną i udokumentowaną metodę. W praktyce można zastosować proporcję liczby dni pracy zdalnej, proporcję godzinową albo ryczałt dzienny lub miesięczny. Najbardziej praktyczne rozwiązanie to zwykle ryczałt. Pracodawca może ustalić, że za każdy dzień pracy zdalnej pracownik otrzymuje określoną kwotę obejmującą przewidywany koszt internetu oraz energii elektrycznej. Ważne, aby taka kwota nie była przypadkowa. Powinna wynikać z kalkulacji, np. przeciętnego kosztu abonamentu internetowego, liczby dni roboczych oraz przyjętego modelu pracy.

Kto płaci za energię elektryczną przy pracy zdalnej?

Koszt energii elektrycznej jest drugim, obok internetu, najczęściej dyskutowanym kosztem pracy zdalnej. Pracownik, który wykonuje obowiązki z domu, zużywa prąd na urządzenia służbowe albo wykorzystywane służbowo.

Jakie zużycie prądu powinien pokryć pracodawca?

Pracodawca powinien pokrywać koszt energii elektrycznej niezbędnej do wykonywania pracy zdalnej. W praktyce taki koszt można obliczyć na podstawie mocy urządzeń, czasu ich używania oraz stawki za 1 kWh. Przykładowo pracodawca może ustalić przeciętny zestaw urządzeń dla danej grupy stanowisk, np. laptop, monitor, router i policzyć przewidywane zużycie energii za dzień pracy zdalnej. Tak ustalony koszt może następnie wejść do ryczałtu dziennego. Nie trzeba przy tym mierzyć rzeczywistego zużycia prądu u każdego pracownika osobno. Ryczałt z założenia ma upraszczać rozliczenia.

Ryczałt i ekwiwalent za pracę zdalną – czym się różnią?

W praktyce pojęcia „ryczałt” i „ekwiwalent” bywają używane zamiennie, ale nie oznaczają dokładnie tego samego. Oba świadczenia mają rekompensować koszty związane z pracą zdalną, jednak pełnią inną funkcję.

Ekwiwalent pieniężny

Ekwiwalent pieniężny pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy pracownik korzysta z prywatnych narzędzi, materiałów albo urządzeń. Najczęstszy przykład to prywatny laptop wykorzystywany do pracy. Ekwiwalent powinien odpowiadać realnej wartości korzystania z prywatnego sprzętu, a więc uwzględniać jego wartość, zużycie i czas pracy.

Nie jest to świadczenie dowolne. Jeżeli pracodawca nie zapewnia narzędzi i korzysta z prywatnego mienia pracownika, powinien za to zapłacić. W przeciwnym razie pracownik faktycznie finansowałby organizację pracy pracodawcy.

Ryczałt za pracę zdalną

Ryczałt to uproszczona forma rozliczenia przewidywanych kosztów. Najczęściej obejmuje koszty prądu i internetu. Zamiast zbierać faktury, wyliczać każdą godzinę pracy i indywidualne zużycie energii, pracodawca może ustalić z góry określoną kwotę, np. za każdy dzień pracy zdalnej. Taki model jest praktyczny zwłaszcza przy pracy hybrydowej. Jeżeli pracownik pracuje zdalnie osiem dni w miesiącu, ryczałt dzienny można pomnożyć przez osiem. Dzięki temu świadczenie odpowiada rzeczywistej liczbie dni pracy z domu i nie jest wypłacane za dni urlopu, zwolnienia lekarskiego albo pracy w biurze.

Czy ryczałt za pracę zdalną jest opodatkowany i oskładkowany?

Prawidłowo ustalony ryczałt lub ekwiwalent za pracę zdalną nie powinien stanowić przychodu pracownika w rozumieniu przepisów o PIT. Wynika to z art. 67²⁵ Kodeksu pracy, który wskazuje, że zapewnienie materiałów i narzędzi pracy, pokrycie kosztów oraz wypłata ekwiwalentu albo ryczałtu nie stanowią przychodu pracownika. Skoro świadczenie nie jest przychodem ze stosunku pracy, co do zasady nie powinno również stanowić podstawy wymiaru składek ZUS. Warunek jest jednak jeden: świadczenie musi rzeczywiście odpowiadać kosztom pracy zdalnej. Jeżeli ryczałt jest zawyżony i nie ma żadnego związku z realnymi kosztami, organ podatkowy lub ZUS może zakwestionować jego charakter.

Najbezpieczniejsze są takie rozwiązania, w których pracodawca może wykazać, jak obliczył stawkę. W razie kontroli istotne będą regulamin pracy zdalnej, porozumienie, kalkulacja ryczałtu, ewidencja dni pracy zdalnej oraz dokumenty potwierdzające przekazanie sprzętu.

Praca zdalna okazjonalna – czy pracodawca zwraca koszty?

Praca zdalna okazjonalna rządzi się innymi zasadami niż regularna praca zdalna. Przysługuje na wniosek pracownika i może być wykonywana maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym. Jej celem jest umożliwienie pracownikowi incydentalnej pracy poza biurem, gdy pojawi się taka potrzeba.

Przy pracy zdalnej okazjonalnej przepisy wyłączają stosowanie części obowiązków pracodawcy, w tym obowiązku zapewnienia materiałów i narzędzi oraz obowiązku pokrywania kosztów pracy zdalnej. W praktyce oznacza to, że co do zasady pracodawca nie musi wypłacać ryczałtu ani ekwiwalentu za pracę zdalną okazjonalną. Pracodawca może oczywiście zdecydować się na korzystniejsze rozwiązania.

Regulamin pracy zdalnej – dlaczego jest tak ważny?

Regulamin pracy zdalnej albo porozumienie są kluczowe, bo pozwalają uniknąć sporów o to, kto płaci za sprzęt, internet i energię. Dobre uregulowanie zasad pracy zdalnej jest korzystne dla obu stron. Pracownik wie, czego może oczekiwać, a pracodawca może wykazać, że działa według jasnych i obiektywnych zasad.

Co powinien określać regulamin lub porozumienie?

Regulamin pracy zdalnej powinien wskazywać przede wszystkim, które grupy pracowników mogą korzystać z pracy zdalnej, jak zgłasza się miejsce jej wykonywania, w jaki sposób przekazywany jest sprzęt oraz jak rozliczane są koszty. Powinien też określać zasady kontroli pracy zdalnej, procedurę zgłaszania awarii, zasady ochrony danych i podstawowe wymogi BHP.

Szczególne znaczenie ma opis sposobu kalkulacji ryczałtu lub ekwiwalentu. W regulaminie warto wskazać, czy świadczenie jest miesięczne, dzienne, zależne od liczby dni pracy zdalnej, różne dla poszczególnych grup stanowisk albo pomniejszane za dni nieobecności.

BHP przy pracy zdalnej i kontrola pracownika w domu

Obowiązki pracodawcy w zakresie BHP

Praca zdalna ogranicza część obowiązków pracodawcy w zakresie BHP, ale ich nie wyłącza. Pracodawca nadal powinien przygotować ocenę ryzyka zawodowego, informację o zasadach bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej oraz odebrać od pracownika odpowiednie oświadczenia. Pracownik powinien potwierdzić, że zapoznał się z oceną ryzyka i zasadami BHP oraz że w miejscu pracy zdalnej ma warunki umożliwiające bezpieczne i higieniczne wykonywanie pracy. Brak właściwej dokumentacji BHP przy pracy zdalnej może stanowić naruszenie obowiązków pracodawcy.

Czy pracodawca może kontrolować pracownika w domu?

Tak, ale w ograniczonym zakresie. Pracodawca może kontrolować wykonywanie pracy zdalnej, przestrzeganie zasad BHP oraz bezpieczeństwo informacji. Kontrola musi jednak odbywać się na zasadach określonych w porozumieniu, regulaminie albo uzgodnieniu z pracownikiem.

Najważniejsze jest poszanowanie prywatności. Kontrola powinna odbywać się w godzinach pracy, po uzgodnieniu z pracownikiem i w sposób nienaruszający prywatności pracownika oraz domowników. Pracodawca nie może po prostu wejść do mieszkania pracownika bez zgody ani prowadzić kontroli w sposób dowolny.

 

FAQ

Czy pracodawca musi płacić za internet przy pracy zdalnej?

Tak, przy regularnej pracy zdalnej pracodawca powinien pokrywać koszty usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy. Nie musi jednak zwracać całego prywatnego rachunku za internet, lecz tylko koszt związany z pracą.

Czy pracodawca musi płacić za prąd przy pracy zdalnej?

Tak. Pracodawca powinien pokrywać koszt energii elektrycznej zużywanej przez urządzenia potrzebne do pracy, np. laptop, monitor, router, telefon służbowy albo koszty energii niezbędne do pracy zdalnej.

Czy pracownik może żądać zwrotu całego rachunku za internet?

Co do zasady nie. Zwrot powinien obejmować tylko tę część kosztu, która przypada na korzystanie z internetu do celów służbowych.

Czy pracodawca musi kupić laptop do pracy zdalnej?

Co do zasady pracodawca powinien zapewnić narzędzia niezbędne do pracy, w tym laptop albo komputer, jeśli są potrzebne na danym stanowisku. Strony mogą uzgodnić korzystanie z prywatnego sprzętu, ale wtedy pracownikowi powinien przysługiwać ekwiwalent.

Czy pracodawca musi kupić krzesło i biurko do pracy zdalnej?

Kodeks pracy nie nakazuje tego wprost w każdym przypadku. Stanowisko pracy zdalnej powinno jednak spełniać wymogi BHP. Pracodawca może dobrowolnie sfinansować krzesło lub biurko, szczególnie gdy jest to uzasadnione ergonomią stanowiska.

Czy ryczałt za pracę zdalną jest opodatkowany?

Prawidłowo ustalony ryczałt za pracę zdalną nie stanowi przychodu pracownika, a więc co do zasady nie podlega PIT ani składkom ZUS. Musi jednak odpowiadać realnym albo przewidywanym kosztom pracy zdalnej.

Ile powinien wynosić ryczałt za pracę zdalną?

Przepisy nie wskazują jednej kwoty. Ryczałt powinien wynikać z kalkulacji kosztów energii, internetu i ewentualnie innych kosztów niezbędnych do pracy. Może być ustalony np. jako stawka za każdy dzień pracy zdalnej.

Czy za pracę zdalną okazjonalną należy się ryczałt?

Co do zasady nie. Przy pracy zdalnej okazjonalnej, wykonywanej na wniosek pracownika do 24 dni w roku, wyłączone są przepisy dotyczące obowiązkowego zapewnienia narzędzi i pokrywania kosztów pracy zdalnej.

Czy pracodawca może kontrolować pracownika w domu?

Tak, ale kontrola musi być uzgodniona, odbywać się w godzinach pracy i nie może naruszać prywatności pracownika ani jego domowników. Może dotyczyć wykonywania pracy, BHP oraz bezpieczeństwa informacji.

Czy pracownik może pracować zdalnie z dowolnego miejsca?

Nie. Miejsce pracy zdalnej powinno być wskazane przez pracownika i każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Praca z innego adresu, a zwłaszcza z zagranicy, wymaga wcześniejszej zgody.