Jak napisać wyjaśnienia (rażąco) niskiej ceny?

Dostałeś wezwanie?

Dostałeś wezwanie do wyjaśnienia ceny swojej oferty? Czeka Cię trochę pracy przy rzetelnym przygotowaniu odpowiedzi – inaczej możesz się spodziewać nawet odrzucenia oferty.

Wymagania stawiane wobec wyjaśnień są coraz wyższe i coraz rzadziej za wystarczające uznawane są ogólne twierdzenia co do efektywności wykonawcy połączone z kalkulacją rozpisaną na kilka ogólnych pozycji kosztowych.

Na samym wstępie kilka informacji co do procedury wyjaśnień, które powinieneś znać:

− wyjaśnienia powinny odpowiadać nie tylko zamawiającemu jeśli istnieje ryzyko wniesienia odwołania – możesz być przekonany, że zamawiający nie ma wysokich wymagań w zakresie składanych wyjaśnień (tak było w przeszłości lub cena Twojej oferty jako jedyna mieści się w budżecie zamawiającego), jednak, nawet jeśli to przekonanie się sprawdzi, odwołanie innego wykonawcy do Krajowej Izby Odwoławczej doprowadzi do odrzucenia Twojej oferty z powodu niestarannie sporządzonych wyjaśnień;

− jeśli umiejętnie wytłumaczysz realność swojej ceny, to nie znaczy to, że automatycznie wszystkie oferty o cenie podobnej lub wyższej również zostaną uznane za realne – wykonawcy mają nie tylko różny poziom kosztów, ale i różny poziom staranności pisania wyjaśnień, stąd bywa, że oferty droższe zostają odrzucone, podczas gdy oferty tańsze zostają uznane za wiarygodne cenowo;

− cena na poziomie rynkowym nie jest gwarancją uwzględnienia Twoich wyjaśnień, podobnie jak fakt, iż podobną cenę zaoferowało wielu wykonawców (o czym przekonało się dwunastu wykonawców, których oferty odrzucono jako rażąco niskie w niedawno badanym przeze mnie postępowaniu na rozbiórkę budynków);

− wezwanie, które dostałeś często jest wynikiem obowiązku ustawowego nałożonego na zamawiającego bardziej niż jego własnymi wątpliwościami.

Najważniejsza jest kalkulacja kosztów

Podstawę Twoich wyjaśnień musi stanowić kalkulacja kosztów realizacji zamówienia.

Jako punkt wyjścia dla swoich wyjaśnień przyjmij zawarte w jednym z wyroków Krajowej Izby Odwoławczej wskazanie podlegających przedstawieniu kategorii kosztów:

• ceny poszczególnych materiałów i sprzętu,
• koszty podwykonawców,
• koszty wynagrodzeń,
• koszty stałe,
• koszty zarządzania,
• koszty zabezpieczenia należytego wykonania umowy, koszty ubezpieczenia,
• rezerwa, zysk,
• informację o przyjętej technologii prac i organizacji pracy.

Wskazanie oszczędności bez wyliczenia kosztów nie pokazuje w żaden sposób, że realizacja zamówienia nie zakończy się stratą dla wykonawcy. Nie ma żadnego poziomu kosztów, który zamawiający mógłby uznać za standardowy i którego nie trzeba wykazywać.

Dlaczego wyjaśnienia są takie ważne?

Brak wyjaśnień lub niewystarczające wyjaśnienia są jednoznaczne z koniecznością odrzucenia oferty przez zamawiającego.

Przygotowując wyjaśnienia dla zamawiającego uważaj, by nie były ogólnikowe, wypełnione stwierdzeniami, które znaczą wszystko i nic jednocześnie. Ciężar wykazania, że cena nie jest rażąco niska spoczywa na Tobie, a ogólnikowe wyjaśnienia to de facto brak wyjaśnień.

Jeśli potrzebujesz szerszego opisu jak udzielać wyjaśnień rażąco niskiej ceny sprawdź mój artykuł „Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny – jak je napisać, na co uważać!” Do zobaczenia!