Ustawa o rachunkowości (art. 69 ust. 1) przewiduje obowiązek corocznego składania do Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdań finansowych spółki. Obowiązek dotyczy m.in. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, a konkretnie spoczywa on na członkach Zarządu tych spółek, jako tzw. kierownikach jednostki. Na złożenie sprawozdania składają się trzy etapy: sporządzenie, podpisanie oraz jego faktyczne złożenie. Jak należy postępować w sytuacji, gdy spółka istnieje tylko „na papierze”, jest „martwa” i nie prowadzi żadnej działalności?
Nasi Klienci często myślą, że jeśli ich spółka nie prowadziła działalności lub nie osiągnęła w danym roku obrotowym żadnego zysku, to ten obowiązek ich nie dotyczy. Nic bardziej mylnego. Obowiązek ten dotyczy w zasadzie każdej spółki z o.o., nawet jeśli nie prowadzi ona żadnej działalności. Dlaczego takie zobowiązanie istnieje?
Sprawozdania składa się do KRS – Krajowego Rejestru Sądowego. Jest to centralna baza danych m.in. o spółkach handlowych. Przedsiębiorcy są zobowiązani przedstawiać tam sprawozdania finansowe, w których podsumowane są ich wyniki finansowe, informacje o majątku oraz zadłużeniu. Dzięki tym dokumentom, inwestorzy, kredytodawcy oraz inni zainteresowani mogą ocenić sytuację finansową danego przedsiębiorstwa. Składanie sprawozdań finansowych ma na celu zapewnienie transparentności działalności gospodarczej oraz ochronę interesów wspólników, kontrahentów, wierzycieli i innych podmiotów związanych ze spółką. Ponadto, raporty finansowe mogą być pomocne w ocenie kondycji finansowej firmy oraz przy podejmowaniu decyzji biznesowych.
W przypadku nieprowadzenia działalności, składanie sprawozdań finansowych może wydawać się zbędnym obowiązkiem, należy jednak pamiętać o konsekwencjach związanych z zaniechaniem ich sporządzenia lub złożenia. Niesporządzenie sprawozdania finansowego stanowi przestępstwo, zagrożone karą grzywny albo karą pozbawienia wolności do lat 2, albo obiema tymi karami łącznie. Nieco lżejszej karze, bo karze grzywny albo karze ograniczenia wolności, podlega ten, kto nie składa sprawozdania finansowego. Co ważne, odrębnie od postępowania karnego, sąd rejestrowy (KRS) może wszcząć tzw. postępowanie przymuszające – najpierw wezwie członków Zarządu, aby złożyli zaległe sprawozdania w terminie 7 dni, a jeśli tego nie uczynią, może wymierzyć im grzywnę, a nawet kilka następujących po sobie grzywien.
Dlatego też, nawet jeśli firma nie prowadzi działalności, należy pamiętać o obowiązku składania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego. Warto dodać, że od 1 października 2018 roku każde sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym – nie funkcjonuje już sporządzanie sprawozdań w postaci pisemnej.
