25 września 2024 r. wchodzą w życie przepisy ustawy o ochronie sygnalistów. Z dzisiejszego wpisu dowiesz się, jak krok po kroku wdrożyć ochronę sygnalistów swojej firmie. Wdrożenie przepisów o ochronie sygnalistów to złożony proces. Warto podejść do niego etapowo, rozkładając wdrożenie na poszczególne kroki, które pomogą skutecznie i efektywnie dostosować firmę do nowych wymogów.
ㅤ
ㅤ
1. Zidentyfikuj obowiązek
W pierwszej kolejności sprawdź, czy Twoja firma musi wdrożyć przepisy dotyczące ochrony sygnalistów. Obowiązek dotyczy przede wszystkim podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób. Do tej liczby wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób. Stan zatrudnienia należy zweryfikować na dzień 1 lipca 2024 r.
ㅤ
Próg 50 osób nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. W praktyce chodzi o takie podmioty jak: banki, zakłady ubezpieczeń, brokerów i agentów ubezpieczeniowych, domy maklerskie, fundusze inwestycyjne, firmy pożyczkowe, kantory, SKOKI, biura rachunkowe, firmy audytorskie, biegłych rewidentów, notariuszy, pośredników nieruchomości, przewoźników czy podmioty związane z gospodarką odpadami i emisją gazów cieplarnianych.
ㅤ
Jeśli zatrudniasz co najmniej 50 osób lub należysz do grupy ww. przedsiębiorców, masz obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (zwanej potocznie procedurą zgłoszeń wewnętrznych).
ㅤ
2. Wyznacz odpowiedzialne osoby
Wyznacz zespół lub osobę odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń naruszeń prawa. To może być np. osoba z działu kadr i/lub HR. Pamiętaj również o udzieleniu odpowiednich upoważnień.
ㅤ
3. Ustal kanały zgłoszeń
Ustal, jakimi kanałami będziesz przyjmować zgłoszenia o naruszeniach prawa. Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych muszą obejmować co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie i pisemnie.
ㅤ
Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zgłoszenie pisemne może być natomiast dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. Poprzestanie wyłącznie na jednym kanale zgłoszeń będzie w mojej ocenie niewystarczające.
ㅤ
Na tym etapie zastanów się, czy będziesz przyjmował zgłoszenia dokonane anonimowo. Prawo daje tutaj swobodę wyboru, więc możesz wprowadzić taką możliwość lub z niej zrezygnować.
ㅤ
4. Przygotuj projekt procedury zgłoszeń wewnętrznych
W następnej kolejności przygotuj projekt procedury zgłoszeń wewnętrznych, zgodny z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.
ㅤ
Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna w szczególności:
1) określać zasady przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych;
2) wskazywać bezstronną jednostkę organizacyjną lub osoby upoważnione do podejmowania działań następczych;
3) określać termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej;
4) zawierać informację na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
ㅤ
Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna uwzględniać specyfikę funkcjonowania oraz strukturę organizacyjną Twojej firmy. Jeśli chcesz, aby Twoje procedury były nie tylko zgodne z przepisami, ale również efektywne i dostosowane do potrzeb Twojej firmy, skontaktuj się ze mną.
ㅤ
5. Przygotuj pozostałe dokumenty
Procedura zgłoszeń wewnętrznych to nie jedyny dokument, który musisz posiadać. Każdy podmiot, który przyjmie taką procedurę, ma obowiązek prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych. Ustawa o ochronie sygnalistów określa dane i informacje, które należy zawrzeć w rejestrze. Są to informacje bardzo szerokie, obejmujące numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych oraz datę zakończenia sprawy.
ㅤ
Warto również przygotować takie dokumenty jak formularz zgłoszenia naruszenia prawa, czy wewnętrzne wzory informacji udzielanych sygnaliście w toku postępowania wyjaśniającego. Choć przygotowanie tych dokumentów nie jest obowiązkowe, mogą one znacznie usprawnić i przyspieszyć proces obsługi zgłoszeń w Twojej firmie.
ㅤ
6. Skonsultuj projekt procedury zgłoszeń wewnętrznych
Procedura zgłoszeń wewnętrznych podlega konsultacji z:
1) zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
2) przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.
ㅤ
Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.
ㅤ
Przepisy prawa nie określają trybu wyłaniania przedstawicieli pracowników. Wyłonienie powinno odbyć się w wyborach, które powinny być powszechne i tajne. Zasady i sposób wyboru przedstawiciela pracowników oraz okres, na który powołany jest przedstawiciel załogi i jego kompetencje powinien określać regulamin pracy lub inny wewnętrzny dokument obowiązujący u pracodawcy.
ㅤ
7. Dokonaj ogłoszenia
Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę, w sposób przyjęty w zakładzie pracy. Ogłoszenia można dokonać np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, umieszczenie w systemie informatycznym, wysłanie elektroniczne za poświadczeniem odbioru itp.
ㅤ
8. Przeszkol pracowników
Przeprowadź szkolenia dla pracowników, aby zapoznać ich z nowymi procedurami, rolą sygnalistów i ich prawami. Szkolenia powinny również obejmować zasady zachowania poufności i ochrony sygnalistów.
ㅤ
9. Zaktualizuj dokumentację RODO
Zaktualizuj wewnętrzną dokumentację dotyczącą ochrony danych osobowych o kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych sygnalistów oraz innych osób, których dotyczy zgłoszenie lub osób trzecich, których dane dane znajdą się w zgłoszeniu.
ㅤ
10. Monitoruj i aktualizuj
Pamiętaj o regularnym monitorowaniu skuteczności wdrożonych procedur i aktualizowaniu ich, jeśli zajdą zmiany w przepisach lub w organizacji.
ㅤ
Jeśli po lekturze powyższego artykułu masz dodatkowe pytania, wątpliwości lub potrzebujesz pomocy prawnej związanej z wdrożeniem przepisów ustawy o ochronie sygnalistów, zachęcam Cię do bezpośredniego kontaktu ze mną.
ㅤ
W celu uzyskania pomocy prawnej, możesz skontaktować się ze mną poprzez:
ㅤ
- formularz kontaktowy dostępny na mojej stronie internetowej (www.mateusznafalski.pl)
- mail pod adresem: mateusz.nafalski@radca-oirp.pl
- telefon pod numerem: +48 669 034 987
