Negocjacje poprzedzają zazwyczaj zawarcie bardziej skomplikowanych umów, w których do uzgodnienia pozostaje wiele elementów, często wymagających specjalistycznej wiedzy, wnikliwej oceny oraz refleksji. Negocjacje stanowią uporządkowany albo niezorganizowany przez strony ciąg wielu innych wzajemnie się uzupełniających albo wykluczających, w całości lub w części, oświadczeń, twierdzeń i zachowań, który dopiero na końcu ma doprowadzić do związania stron umową [1].
Niekiedy zdarza się jednak, że strona przystępuje do negocjacji bez zamiaru zawarcia umowy np. w celu uzyskania informacji o strukturze firmy, o jej cenach i stawkach, czy w celu skopiowania oferty na potrzeby przedstawienia jej jako własnej innemu podmiotowi. W praktyce spotyka się także z fikcyjnym symulowaniem zainteresowania ofertą w ceklu wywarcia wpływu na innym kontrahencie lub w celu doprowadzenia przedsiębiorcy do poniesienia zbędnych kosztów.
Negocjacje powinny być prowadzone z poszanowaniem dobrych obyczajów. Respektowanie dobrych obyczajów w toku negocjacji jest związane z należytą starannością określającą pewien standard lojalności wobec drugiej strony [2]. Warto wiedzieć, że zgodnie z art. 72 § 2 k.c. strona, która rozpoczęła lub prowadziła negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy, jest obowiązana do naprawienia szkody, jaką druga strona poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy. W przypadku negocjowania w złej wierze, strona poszkodowana może żądać odszkodowania obejmującego tzw. ujemny interes umowny obejmujący m.in. koszty przygotowania oferty, koszty analiz, ekspertyz, projektów, koszty delegacji, spotkań, materiałów, wydatki poniesione w oczekiwaniu na zawarcie umowy, czy też straty wynikłe z rezygnacji z innych kontrahentów.
Dodatkowo, zgodnie z art. 72 (1) k.c. , jeżeli w toku negocjacji strona udostępniła informacje z zastrzeżeniem poufności (np. zawierając wcześniej umowę NDA lub określając to w liście intencyjnym), druga strona jest obowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom oraz do niewykorzystywania tych informacji dla własnych celów, chyba że strony uzgodniły inaczej. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania tych obowiązków, uprawniony może żądać od drugiej strony naprawienia szkody albo wydania uzyskanych przez nią korzyści. Poufnością objąć można informacje wrażliwe takie, jak dane handlowe i finansowe, know-how, informacje o procesach i technologiach, dane kontrahentów i klientów, strategię firmy i wyceny, czy warunki planowanej umowy. Za naruszenie obowiązku poufności grozi co do zasady obowiązek zapłaty odszkodowania, zaniechania dalszych naruszeń i usunięcia ich skutków, a obrocie profesjonalnym (relacjach B2B) również obowiązek zapłaty kary umownej, jeśli była przewidziana w umowie NDA.
Negocjacje w złej wierze to realne straty i zagrożenie dla przedsiębiorców. Jest jednak prosta droga, aby uchronić się przed działaniem nieuczciwego kontrahenta. Po pierwsze, przystąpienie do negocjacji warto poprzedzić zawarciem umowy o zachowaniu poufności (NDA), o której pisałem już w poprzednich publikacjach, do których lektury szczególnie zachęcam. Po drugie, przebieg rozmów należy odpowiednio dokumentować np. sporządzanymi notatkami oraz mailami potwierdzającymi przebieg rozmów i poczynione ustalenia. Po trzecie, na etapie negocjacji warto ograniczyć ilość przekazywanych danych do minimum i kontrolować jakie dokładnie informacje przekazano drugiej stronie.
W sytuacji negocjacji z dużym podmiotem, albo konieczności ujawnienia drugiej stronie informacji kluczowe dla działania przedsiębiorstwa, warto skorzystać z pomocy radcy prawnego. Radca prawny jest w stanie skutecznie wesprzeć przedsiębiorcę w ocenie ryzyka ujawnienia informacji poufnych, przygotowaniu lub analizie umowy NDA, czy nawet wziąć samodzielny udział w rozmowach przy stole negocjacyjnym i kontrolować wymianę korespondencji z drugą stroną oraz zabezpieczyć na bieżąco interesy klienta w toku negocjacji kontraktowych.
Przypisy:
1. K. Czub [w:] Kodeks cywilny. Komentarz aktualizowany, red. M. Balwicka-Szczyrba, A. Sylwestrzak, LEX/el. 2025, art. 72.
2. Ibidem.
