Pandemia COVID 19 przyspieszyła cyfryzację ładu korporacyjnego, a kolejne nowelizacje KSH wprowadziły regułę, że zgromadzenia wspólników mogą odbywać się online, o ile umowa spółki tego wyraźnie nie wyklucza. Już niedługo zaczyna się sezon zgromadzeń wspólników, więc warto rozważyć czy nie byłoby lepiej przygotować własnej spółki na zgromadzenia w formie zdalnej.
Rozwiązanie to, choć elastyczne, rodzi szereg zagadnień praktycznych. Już pierwsze doświadczenia wykazały, że pozornie drobne uchybienia – na przykład nieprawidłowa identyfikacja uczestnika lub brak dostatecznego zabezpieczenia tajności głosowania – mogą skutkować zakwestionowaniem ważności uchwał, a w konsekwencji narażać spółkę na długotrwałe spory sądowe. Trzeba to więc zrobić z głową, aby cieszyć się możliwością wygodnego podejmowania decyzji dotyczących spółki w drodze online.
Dopuszczalność i podstawy formalne zgromadzeń zdalnych
Tryb zdalny zgromadzenia wspólników wynika wprost z art. 234¹–234⁵ KSH, wprowadzonych spec ustawą z 31 marca 2020 r. i doprecyzowanych nowelą z 15 kwietnia 2023 r. Zgodnie z § 1 art. 234¹, zdalny udział jest co do zasady dopuszczalny, chyba że umowa spółki wprost go zakazuje. Oznacza to odwrócenie dawnej reguły – dziś brak stosownego postanowienia w umowie nie wymaga jej zmiany ani podjęcia uchwały legalizującej tryb online.
Warunkiem formalnym jest natomiast uchwalenie regulaminu określającego szczegółowe zasady łączności elektronicznej. Jeśli spółka posiada radę nadzorczą, obowiązek ten spoczywa na niej, a w pozostałych przypadkach regulamin przyjmują wspólnicy zwykłą większością głosów. Ponadto zwołujący zgromadzenie musi w zawiadomieniu – wysłanym w terminie co najmniej 2 tygodni przed planowaną datą obrad – zamieścić informacje techniczne: sposób logowania, procedurę weryfikacji tożsamości i tryb głosowania. Spełnienie tych wymogów instytucjonalizuje zgromadzenie zdalne jako równoważne stacjonarnemu, zapewniając ważność później podjętych uchwał.
Jeżeli więc w swojej spółce nie masz jeszcze regulaminu oraz nie powołano w niej rady nadzorczej, nie obejdzie się niestety bez zwołania stacjonarnego zgromadzenia, na którym go należy zatwierdzić. Potrzebujesz takiego regulaminu? Napisz do mnie na t@derwich.pl, a pomogę Ci go przygotować i bezproblemowo przeprowadzić pierwsze zgromadzenie online.
Zaproszenie wspólników
Nawet jeżeli przyjęto w spółce odpowiedni regulamin, to szczególną uwagę należy również zwrócić na formę zaproszenia wspólników na zdalne zgromadzenie. Nie zawsze taka forma będzie mogła być również „zdalna”, tj. elektroniczna.
Zawiadomienie o zgromadzeniu domyślnie wysyła się listem poleconym lub przesyłką kurierską. E‑mail (lub adres do doręczeń elektronicznych) można zastosować wyłącznie wtedy, gdy wspólnik wcześniej wyraził na to pisemną zgodę i wskazał adres elektroniczny, na który mają trafiać zaproszenia. Dopóki taka zgoda nie zostanie udzielona – albo gdy zostanie odwołana – spółka musi stosować tradycyjną formę korespondencji.
Tajne głosowanie – praktyka bez dodatkowego oprogramowania
Do agendy zwyczajnego zgromadzenia wspólników oprócz konieczności zatwierdzenia sprawozdań za poprzedni rok dochodzi również obowiązek zagłosowania za absolutorium dla członków zarządu. Jest to tzw. sprawa osobowa, a w takich kodeks wymaga dochowania w tym przypadku tajności głosowania. Zachowanie tajności przy zdalnym głosowaniu da się osiągnąć bez wyspecjalizowanych modułów czy jednorazowych tokenów. W praktyce rekomendowane są dwa proste, a jednocześnie zgodne z KSH rozwiązania:
Odbiorca głosów + szyfrowanie przewodniczącego
Przewodniczący nadaje każdej uchwale neutralny symbol (np. „%”, „#”, „!”), a poszczególnym sposobom głosowania cyfry „1”, „2”, „3” lub „A”, „B” i „C”. Wspólnicy wysyłają do wyznaczonego, zobowiązanego do poufności „odbiorcy głosów” jedynie kombinację symbolu i cyfry. Odbiorca zlicza głosy, nie znając znaczenia znaków, po czym przekazuje wyniki przewodniczącemu, który – dysponując kluczem – ujawnia ostateczny rezultat. Odbiorcą głosów może być protokolant, który nie jest jednocześnie wspólnikiem. Taki wariant wymaga zatem dodatkowej osoby spoza grona wspólników, jednak może to być łatwiejsze (w szczególności w trybie zdalnym), niż ponoszenie kosztów na specjalne oprogramowanie do głosowania.
Anonimowa ankieta przy równych udziałach
Gdy każdy wspólnik dysponuje identyczną liczbą głosów, wystarczy anonimowa ankieta w komunikatorze (opcje „za”, „przeciw”, „wstrzymuję się”). Brak zróżnicowania udziałów uniemożliwia powiązanie głosu z konkretną osobą, a prostota narzędzia znacząco obniża koszty organizacyjne.
Podsumowanie
Wchodzimy w sezon zwyczajnych zgromadzeń za rok 2024, dlatego warto już teraz sprawdzić, czy spółka dysponuje odpowiednim regulaminem, narzędziami technicznymi i procedurami zapewniającymi tajność głosowania. Zadbane formalności minimalizują ryzyko procesu o uchylenie uchwał, a jednocześnie dają wspólnikom wygodę uczestniczenia w obradach z dowolnego miejsca.
Jeżeli potrzebujesz wsparcia przy opracowaniu regulaminu lub organizacji zgromadzenia w trybie zdalnym, skontaktuj się ze mną telefonicznie lub pisząc maila na **t@derwich.pl – sprawnie pomogę Ci wdrożyć zdalne zgromadzenia w Twojej spółce.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy moja spółka może zorganizować zgromadzenie online, jeśli umowa milczy na ten temat?
Tak. Od 31 marca 2020 r. tryb zdalny jest zasadą, a wyjątkiem sytuacja, gdy umowa spółki wprost go zakazuje..
Kto decyduje, czy obrady odbędą się zdalnie czy stacjonarnie?
Formę posiedzenia określa ten, kto je zwołuje – najczęściej zarząd, ale uprawnionym może być także rada nadzorcza, komisja rewizyjna lub inny podmiot wskazany w umowie.
Czy można wskazać „Internet” jako miejsce obrad?
Nie. Zgromadzenie musi być przypisane do konkretnej lokalizacji w Polsce; tryb online oznacza jedynie możliwość zdalnego udziału, a nie „wirtualne miejsce”.
Czy spółka musi dopuścić fizyczną obecność udziałowca, jeśli organizuje obrady online?
Tak. Udział zdalny to prawo, a nie obowiązek. Wspólnik, który chce przyjechać osobiście, musi mieć taką możliwość.
Co zrobić, gdy jednemu ze wspólników zerwie się połączenie?
Przewodniczący powinien kierować się zdrowym rozsądkiem: jeśli problem da się usunąć w kilka–kilkanaście minut, warto poczekać; gdy awaria dotyczy drobnego udziałowca i trwa, obrady mogą być kontynuowane.
Czy pełnomocnik może uczestniczyć online?
Tak, o ile pełnomocnictwo zostało udzielone na piśmie i przekazane spółce. Członek zarządu lub pracownik spółki pełnomocnikiem być nie może.
Czy notariusz musi być obecny fizycznie przy zgromadzeniu zdalnym?
Przy uchwałach wymagających aktu notarialnego (np. zmiana umowy spółki) notariusz powinien znajdować się w wyznaczonym miejscu zgromadzenia. Przepisy notarialne nadal wymagają jego fizycznej obecności.
Czy naruszenie tajności głosowania zawsze powoduje nieważność uchwały?
Nie. Uchwała upadnie tylko wtedy, gdy brak tajności mógł wpłynąć na jej treść – np. zmienić sposób głosowania któregoś ze wspólników.
Czy można uczestniczyć w zgromadzeniu częściowo zdalnie i częściowo stacjonarnie?
Tak, jest to możliwe. Taka możliwość jest szczególnie przydatna w sytuacji ograniczonego czasu na obecność fizyczną na zgromadzeniu lub w przypadku spóźnienia się.
